Organigramas sus ventajas y aplicabilidad.
Toda empresa requiere un orden jerárquico que limite las funciones que cada uno de ejercer dentro del negocio. La funcionalidad de un organigrama indica la línea de autoridad, responsabilidad, canales de comunicación y supervisión.
El organigrama se puede definir como el instrumento aplicado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica.
Organigramas son útiles herramientas de organización.
Estructura de los organigramas:
- Un elemento (figuras).
- La estructura de la organización.
- Los aspectos más importantes de la organización.
- Las funciones.
- Las relaciones entre las unidades estructurales.
- Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
- Las comunicaciones y sus vías.
- Las vías de supervisión.
- Los niveles y los estratos jerárquicos.
- Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
- Las unidades de categoría especial.
Otros propósitos de más relevancia son, para las relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros.
Finalidades:
- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Cargos existentes en la compañía.
- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones:
– Para la ciencia de la administración: se basa en la asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
– Para el área de organización y sistema: sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y actualización; en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función. La cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
– Para el área de administración de personal: el analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de personal.
A modo general:
- Permite descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
- Comunicar la estructura organizativa.
- Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS.
- Obliga a sus autores aclarar sus ideas.
- Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
- Muestra quién depende de quién.
- Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
- Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
- Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
- Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organización.
