Trámites en el caso de contratar trabajadores

Trámites que tienen que realizar las empresas

[su_spoiler title=»Inscripción de la empresa» open=»no» style=»fancy» icon_color=»#166a95″ icon=»chevron-circle»]

El primer paso antes de contratar trabajadores, es solicitar la inscripción como empresario, en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). Esta inscripción es un acto administrativo donde la TGSS asigna al empresario un número de identificación y control de sus obligaciones en Régimen del Sistema de la Seguridad Social y se conoce como Código de Cuenta de Cotización (CCC).

Regímenes de la Seguridad Social:

  • Régimen General: Abarca a todos los trabajadores españoles o extranjeros, socios de sociedades mercantiles, que no sean gerentes, socios trabajadores de las sociedades laborales, representantes de comercio, artistas y profesionales taurinos.

Exclusiones: aquellos trabajadores que desarrollen una actividad en alguno de los Regímenes Especiales. Cónyuge, descendientes, ascendientes y demás parientes del empresario por consanguinidad, afinidad o adopción que se encuentre ocupados en su trabajo y  que convivan en su hogar y estén a su cargo, con la excepción de que hubiese prueba de su condición de asalariado.

Sistemas especiales: trabajadores fijos discontinuos de empresas de estudio de mercado y opinión pública, trabajadores fijos discontinuos de cines, salas de baila y de fiesta y discotecas, manipulado y empaquetado del tomate fresco, realizadas por cosecheros exportadores, servicios extraordinarios de hostelería, industria resinera, frutas, hortalizas e industria de conservas vegetales, y agrario.

  • Régimen Especial de la Minería del Carbón: abarca a trabajadores que laboran en empresas de extracción de carbón en minas subterráneas, explotación a cielo abierto, investigaciones y reconocimientos, aprovechamiento de carbones y aguas residuales con materias carbonosas, escogido de carbón en escombreras, fabricación de aglomerados de carbón mineral, hornos de producción de Cok, transportes fluviales de carbón y cualquier tipo de actividad relacionada o complementaria.
  • Régimen Especial de Trabajadores del Mar: abarca a trabajadores particulares afiliados la marina mercante, pesca marítima, tráfico interior de puertos, trabajo de estibadores portuarios, etc.

Para solicitar más información puede acudir a la página web de la Seguridad Social

Al Código de Cuenta de Cotización Principal se vincularán todos los que puedan asignársele a un empresario. Cada empresario debe solicitar un Código de Cuenta de Cotización (Modelo TA.7) en cada una de las provincias donde ejerza actividad laboral.

Documentación requerida

  • Empresario individual:
    • Modelo oficial de solicitud – Modelo TA.6.
    • Documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual o titular del hogar familiar.
    • Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa.
  • Empresario colectivo y Sociedades Españolas:
    • Modelo oficial de solicitud – Modelo TA.6.
    • Documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual o titular del hogar familiar.
    • Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa.
    • Escritura de Constitución debidamente registrada o certificado del Registro correspondiente (Libro de Actas en el caso de Comunidades de Propietarios).
    • Fotocopia del DNI o NIE de quien firma la solicitud de inscripción. Documento que acredite los poderes del firmante, si no están especificados en la escritura.
  • Empresario colectivo y Sociedades Extranjeras:
    • Si establecen centro de trabajo en España:
      • Los documentos indicados para el Empresario colectivo y las Sociedades españolas.
    • Si no establecen centro de trabajo en España:
      • Los documentos indicados para el Empresario individual y fotocopia de las escrituras de constitución de la empresa extranjera con certificado de estar inscrita en el registro correspondiente o el equivalente exigido por su legislación para empresas de la Unión Europea.
      • Los documentos indicados para el Empresario individual y certificado expedido por el cónsul español de su autorización y constitución legal en su país (en el caso de terceros países).
      • Nombramiento o poder de representación de un representante legal con domicilio en España.

Al momento de solicitar la inscripción se debe recalcara que se está optando tanto para la protección de las contingencias de trabajo y enfermedades profesionales como para la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal.

Procedimiento electrónico

Realizar el Registro electrónico de solicitudes o los servicios de la Sede Electrónica de la Seguridad Social

Sistema RED

Se trata de un servicio que dispone la TGSS a las empresas, para permitir el intercambio de información entre la TGSS y los usuarios de forma digital. El área de actuación de este servicio contiene:

  • Cotización: presentación de documentos de la relación nominal de trabajadores, tramitación de saldos acreedores, e ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico.
  • Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, consultas y petición de informes relativos a trabajadores y empresas.
  • Tramitación ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social respecto a las contingencias comunes y profesionales.

Para acceder al Sistema RED es necesario saber que:

  • Se debe poseer un certificado digital.
  • Puede realizarlo un titular o un tercero (usuario con autorización para actuar en nombre de terceros):

Se debe solicitar una autorización para actuar en nombre propio exclusivamente cuando se vaya  a gestionar Cuentas de cotización (CCC) o Números de afilicación (NAF) cuyo NIF coincide con el NIF de la autorización. Adicionalmente se puede asignar a un tercero el Código de Cuenta de Cotización cuando las operaciones refieran a los trabajadores o cuando sea necesario asignar el número de afiliación en las operaciones que impliquen al propio empresario.[/su_spoiler]

[su_spoiler title=»Afiliación de trabajadores» open=»no» style=»fancy» icon_color=»#166a95″ icon=»chevron-circle»]

La Tesorería General de la Seguridad Social otorga a cada ciudadano un Número de la Seguridad Social para identificar al usuario, el mismo es obligatorio para ser beneficiario de una pensión o cualquier prestación similar. Este número debe ser solicitado antes de la inscripción de algún régimen de la Seguridad Social y se convertirá en el número de afiliación de las personas físicas (NAF) que se incluyan en el Sistema por primera vez.

Todos los trabajadores, deben estar afiliados. Este proceso se conoce como un acto administrativo mediante el cual la TGSS reconoce que cualquier persona física que realiza una actividad laboral ha sido incluida. En este sentido, toda persona que inicie una actividad laboral debe solicitar este número de afiliación. Cabe destacar que este número es único y general para todas las personas afiliadas a algún régimen del sistema.

La afiliación se considerará válidad a partir del día en que se inicie la relación laboral.

Procedimiento

La afiliación se podrá llevar a cabo de diferentes maneras:

  • A instancia del empresario: Todos los empresarios están obligados a solicitar la afiliación al Sistema de la Seguridad Social a todos los trabajadores a su servicio que no lo estuviesen.
  • A instancia del trabajador: Los trabajadores que no se encuentren ya afiliados, están obligados por cuenta propia a solicitar la afiliación.
  • De oficio: A través de las Direcciones Provinciales de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administraciones luego que por Inspección de Trabajo y Seguridad Social se compruebe el incumplimiento de la afiliación.

Para este último caso el ente encargado será la Dirección Provincial de la Tesorería de la Seguridad Social o Administración de la misma provincia donde esté domiciliada la empresa en donde presta servicios el trabajador. Este proceso debe realizarse con anterioridad al inicio de la actividad laboral pero nunca antes de los sesenta días anteriores antes de la relación laboral.

Documentación

  • Modelo TA.1
  • Si no hubiese podido preverse el inicio de la prestación de servicios, se podrá remitir la documentación por telegrama, fax o por cualquier otro medio electrónico.

Procedimiento electrónico

La Sede electrónica de la Seguridad Social, requiere certificado digital SILCON

Para acceder al Sistema RED es necesario saber que:

  • Se debe poseer un certificado digital.
  • Puede realizarlo un titular o un tercero (usuario con autorización para actuar en nombre de terceros):

Se debe solicitar una autorización para actuar en nombre propio exclusivamente cuando se vaya  a gestionar Cuentas de cotización (CCC) o Números de afilicación (NAF) cuyo NIF coincide con el NIF de la autorización. Adicionalmente se puede asignar a un tercero el Código de Cuenta de Cotización cuando las operaciones refieran a los trabajadores o cuando sea necesario asignar el número de afiliación en las operaciones que impliquen al propio empresario.

Esta afiliación es de carácter obligatorio para todos los empresarios que contraten trabajadores. En los casos de Empresario individual y Emprendedor de Responsabilidad Limitada se debe realizar antes de iniciar la actividad económica, si no disponen de número de afiliación.

Sistema RED

Se trata de un servicio que dispone la TGSS a las empresas, para permitir el intercambio de información entre la TGSS y los usuarios de forma digital. El área de actuación de este servicio contiene:

  • Cotización: presentación de documentos de la relación nominal de trabajadores, tramitación de saldos acreedores, e ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico.
  • Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, consultas y petición de informes relativos a trabajadores y empresas.
  • Tramitación ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social respecto a las contingencias comunes y profesionales.

Acceso al sistema Red

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[su_spoiler title=»Alta de los trabajadores en la Seguridad Social» open=»no» style=»fancy» icon_color=»#166a95″ icon=»chevron-circle»]

Es necesario que todo empresario comunique el alta de sus trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social que corresponda. Este procedimiento constituye un acto administrativo bajo el cual se establece la relación jurídica con la Seguridad Social, donde el empresario y el trabajador se comprometen a realizar cotizaciones con el derecho a recibir prestaciones económicas o sanitarias según la situación del trabajador.

Forma de darse de alta:

  • A instancia del empresario.
  • A instancia del trabajador en el caso que el empresario no cumpla con la obligación de comunicar el alta.
  • De oficio: ya sea que la TGSS o al Administración de la SS compruebe el incumplimiento de comunicar el ingreso de trabajadores a la empresa.

La obligación de cotizar surge desde el comienzo de la relación laboral y es continua mientras dure la relación laboral entre el empresario y el trabajador. El organismo encargado será la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social de la provincia en que esté domiciliada la empresa en que presta servicios el trabajador.

Plazos según el tipo de régimen

Régimen General: hasta 60 días antes del inicio de la relación laboral.

Régimen Minería del Carbón: previo al inicio de la relación laboral.

Régimen Especial del Mar: previo al inicio de la relación laboral. Si se trata de personal a bordo de embarcaciones: deberá ser 6 días desde la llegada del buque al puerto. Este plazo no podrá exceder de 10 días naturales entre la incorporación del trabajador.

Documentación

Modelos de solicitud

  • Régimen General, Régimen Minería del Carbón y Régimen Especial del Mar: Modelo TA2/S
  • Sistema Especial Agrario: TA0163, TA0163 (Múltiple), TA 0163 (Simplificado), TA0163 JR
  • Sistema Especial Agrario Inactividad: TA 0161

Con carácter general, la solicitud de alta deberá tener los datos del ejercicio de su actividad para brindar una información completa a la Tesorería General de la Seguridad Social con los siguientes requisitos:

  • Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
  • Código de Cuenta de Cotización del empresario.
  • Régimen de Seguridad Social.
  • Apellidos y nombre del trabajador.
  • Número de Seguridad Social del trabajador.
  • DNI
  • Domicilio del trabajador.
  • Fecha de inicio de la actividad.
  • Grupo de cotización.
  • Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
  • Ocupación (en los supuestos indicados en la Disposición adicional cuarta de la ley 42/2006 de 28 de diciembre de 2006)

Sistema RED

Se trata de un servicio que dispone la TGSS a las empresas, para permitir el intercambio de información entre la TGSS y los usuarios de forma digital. El área de actuación de este servicio contiene:

  • Cotización: presentación de documentos de la relación nominal de trabajadores, tramitación de saldos acreedores, e ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico.
  • Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, consultas y petición de informes relativos a trabajadores y empresas.
  • Tramitación ante el Instituto Nacional de la Seguridad Social respecto a las contingencias comunes y profesionales.

Para acceder al Sistema RED es necesario saber que:

  • Se debe poseer un certificado digital.
  • Puede realizarlo un titular o un tercero (usuario con autorización para actuar en nombre de terceros):

Se debe solicitar una autorización para actuar en nombre propio exclusivamente cuando se vaya  a gestionar Cuentas de cotización (CCC) o Números de afilicación (NAF) cuyo NIF coincide con el NIF de la autorización. Adicionalmente se puede asignar a un tercero el Código de Cuenta de Cotización cuando las operaciones refieran a los trabajadores o cuando sea necesario asignar el número de afiliación en las operaciones que impliquen al propio empresario.[/su_spoiler]

[su_spoiler title=»Alta de los contratos de trabajo» open=»no» style=»fancy» icon_color=»#166a95″ icon=»chevron-circle»]

Una vez constituida la sociedad se debe comunicar la apertura del centro de trabajo (cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deben acceder o permancer por motivos laborales) para llevar control de las condiciones establecidad en materia de Seguridad y Salud Laboral.

Datos que debe recoger la comunicación de apertura:

  • Datos de la empresa:
    1. Nombre o razón social, domicilio, municipio, provincia, código postal, teléfono y dirección de correo electrónico.
    2. Identificación, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, si se es extranjero, asilado o refugiado, pasaporte o documento sustitutivo.
    3. Expresión de si la empresa es de nueva creación o ya existente.
    4. Actividad económica.
    5. Entidad gestora o colaboradora de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
  • Datos del centro de trabajo:
    1. Nombre, domicilio, municipio, provincia, código postal y teléfono, de manera clara y precisa
    2. Número de inscripción en la seguridad social, clase de centro, causa que ha motivado la comunicación y fecha de comienzo de la actividad.
    3. Actividad económica.
    4. Número total de trabajadores de la empresa ocupados en el centro de trabajo, distribuidos por sexo.
    5. Superficie construida en metros cuadrados.
    6. Modalidad de la organización preventiva.
  • Datos de producción y/o almacenamiento del centro de trabajo:
    1. Potencia instalada (kw o cv).
    2. Especificación de la maquinaria y aparatos instalados.
    3. Actividades, operaciones o agentes incluidos en el anexo I del Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.

En las obras de construcción, la comunicación de apertura del centro de trabajo será antes del comienzo de los trabajos, esto debe estar reflejado en la obra en lugar visible y se mantendrá permanentemente actualizada. La comunicación contendrá la siguiente información:

  1. Número de Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas según el Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, que desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción.
  2. Número del expediente de la primera comunicación de apertura, en los supuestos de actualización de la misma.
  3. Tipo de obra.
  4. Dirección de la obra.
  5. Fecha prevista para el comienzo de la obra.
  6. Duración prevista de los trabajos en la obra.
  7. Duración prevista de los trabajos en la obra del contratista.
  8. Número máximo estimado de trabajadores en toda la obra.
  9. Número previsto de subcontratistas y trabajadores autónomos en la obra dependientes del contratista.
  10. Especificación de los trabajos del anexo II del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, que, en su caso, se vayan a realizar por el contratista.
  11. Datos del promotor: Nombre/razón social, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
  12. Datos del proyectista: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
  13. Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de elaboración del proyecto: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
  14. Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.

Prevención de Riesgos Laborales:

Cada empresario  debe realizar seguimiento a la actividad preventiva para perfeccionar la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales. Así mismo deberá verificar constantemente los niveles de protección existentes y ayuda a la creación de medidas para prevenir incidentes. Por ende, el empresario se tiene que comprometer a la creación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales.

Cuando el nivel de volumen de la empresa es de hasta 25 trabajadores, cada empresario puede asumir estas funciones siempre que realice su actividad en el centro de trabajo y tenga capacidad para desarrollar este plan. Sin embargo, para el resto de las empresas:

  • Los empresarios deben contar con un servicio de prevención propio si:
    • se trata de una empresa con más de 500 trabajadores
    • se trata de una empresa entre 250 y 500 trabajadores, que realicen trabajo con explosivos, agentes tóxicos, productos químicos de alto riesgo, trabajos de minería, trabajos de inmersión bajo el agua, construcción naval, etc.) (ver Anexo I del Reglamento)
  • Servicios de prevención mancomunados (más información)
  • Servicios de prevención ajenos

El Plan de prevención deberá estar reflejado en forma de documento que estará siempre a la disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de los representantes de los trabajadores. Este plan debe contar con la identificación de la empresa, la actividad productiva, el número y características de los centros de trabajo,  y el número de trabajadores, la organización de la producción, la organización de la prevención en la empresa, y la política preventiva que busca la empresa. En las empresas con menos de 10 trabajadores: el Ministerio de Empleo y Seguridad Social ha puesto a disposición un servicio público de asesoramiento preventivo para microempresas totalmente gratuito conocido como Prevencion10

El ente encargado de supervisar esta regulación es la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, o cada unidad correspondiente a cada Comunidad Autónoma (ver direcciones provinciales). La comunicación de la apertura se deberá realizar previo a la creación de la empresa o dentro de los 30 días siguientes a la apertura del centro de trabajo. En obras de construcción, la comunicación de apertura será previa al comienzo de las obras.

Documentación

  1. Formulario oficial de la Dirección Provincial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social
  2. El Plan de Prevención de Riesgos Laborales o en su caso el proyecto del mismo se podrá aportar fotocopia del concierto para la prevención de riesgos firmado por la empresa interesada y el servicio de prevención o certificado del Servicio de Prevención sobre la realización del mismo)
  3. Proyecto Técnico y memoria descriptiva de la actividad, para aquellas empresas con actividades calificadas de molestas, insalubres y peligrosas (Ley 34/2007, de 15 de noviembre, de calidad del aire y protección de la atmósfera y en las comunidades autónomicas donde no esté derogado Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas).

La comunicación de apertura debe realizarse sin importar la actividad de la empresa, sin importar las otras comunicaciones que otorgan otros organismos. Esta declaración debe efectuarse por el representante legal de la Sociedad o cada empresario.Tanto el Gobierno como los órganos de gobierno de las Comunidades Autónomas podrán acordar la suspensión de las actividades laborales en los centro de trabajo cuando se susciten escenarios excepcionales que podrían acarrear el cierre de la empresa o el pago de las indemnizaciones a los afectados.

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[su_spoiler title=»Obtención del calendario laboral» open=»no» style=»fancy» icon_color=»#166a95″ icon=»chevron-circle»]

En cada centro de trabajo debe estar, en un lugar visible, el calendario laboral el cual contendrá el horario de trabajo de la empresa, los días de trabajo, festivos, descansos semanales y entre jornadas, y otros días inhábiles, respetando la jornada máxima legal o los convenios con grupos colectivos. El cumplimiento de este requisito es de carácter obligatorio y se elaborará y expondrá de forma anual.

Para mayor información se puede contactar con los servicios Territoriales de la Tesorería General de la Seguridad Social o en la página web de la Seguridad Social.

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