Saber cómo facturar no es tarea sencilla para aquellos autónomos que han iniciado actividad económica.
Consciente de ello te damos a conocer a través de este glosario los conceptos clave para empezar a facturar y llevar una correcta gestión contable y fiscal de tu negocio.
Una factura es un documento mercantil o comercial que registra la información relativa a la adquisición de un bien. Así mismo, la contratación de un servicio profesional y el importe de los mismos, es decir, una relación de compraventa.
La Agencia Tributaria recuerda la obligación de emitir facturas y copia de esta a todos los empresarios y profesionales. “por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma.
También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas”.
¿Eres nuevo autónomo y no sabes cómo facturar?
La facturación es probablemente la acción más repetida en el día a día del autónomo ya que la emisión de factura es la forma que tiene el trabajador por cuenta propia de cobrar los rendimientos de la actividad económica, rendimientos que se han de declarar en el IRPF.
Además, la factura también aplica el tipo de IVA que le corresponde a tu producto o servicio y que liquidarás a Hacienda mediante el modelo 303.
18 términos habituales para empezar a facturar
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Por todo ello, es fundamental conocer los términos que marcan el funcionamiento de la facturación y que influirán de forma directa en la gestión fiscal de tu negocio.
También debes tener muy presente que la normativa aplicable es el Reglamento de facturación,Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por lo que puedes acudir a él en caso de duda.
1. Cómo facturar: Número de factura
Toda factura debe ir numerada y esta numeración siempre tiene que ser correlativa con el número y posterior en fecha con respecto a las de la factura anterior, habiendo continuidad entre los dígitos que las numeran.
2. Base imponible
Importe sobre el que se aplican los impuestos. A la hora de calcular la cuantía del impuesto se ha de multiplicar la base imponible por el tipo de gravamen.
3. Tipo de gravamen o tipo impositivo
Porcentaje que se aplica a la base imponible para obtener la cuota tributaria. Este porcentaje representa la cantidad que hay que pagar a Hacienda en concepto de retención y de IVA ( 4%,10% y 21%).
Si como autónomo tienes que emitir una factura con recargo de equivalencia a un comerciante minorista, añadirás al tipo de gravamen habitual otro adicional (0,5%,1,4%,5,2%).
4. Cómo facturar: Cuota de IVA repercutido o IVA devengado
Es el importe del impuesto que le corresponde pagar al cliente cuando le facturas. El autónomo se encarga de recaudarlo para luego abonárselo a Hacienda cada tres meses a través del modelo 303.
5. Cuota de IVA soportado
Este es el porcentaje de impuesto que pagas como autónomo al recibir una factura de tu proveedor. Como su propio nombre indica es el IVA que soportas en las compras que realizas para el desarrollo de tu actividad y que pueden ser deducibles.
6. Cuota de IVA deducible
Por regla general las cuotas de IVA soportado también son deducibles ya que Hacienda considera que si el gasto está afecto a la actividad el IVA no debe correr a cuenta del autónomo. No obstante puede ser no deducible si tu actividad está exenta de IVA.
7. Exención de IVA
Otro de los conceptos fundamentales que incluirás en tus facturas, siempre que corresponda, es la exención de IVA. En dicha exención el sujeto pasivo estaría excluido del pago del impuesto. En consecuencia, el IVA que hubiera soportado tampoco sería deducible.
8. Cómo facturar: Tipo de retención
Las retenciones son anticipos que el autónomo profesional realiza a Hacienda en concepto de IRPF. De la misma manera que el IVA, la retención del IRPF, que puede ser del tipo general 15% o tipo reducido 7%, se aplica sobre la base imponible.
9. Cómo facturar: Cuota tributaria
Importe resultante de aplicar el tipo de gravamen a la base imponible.
10. Sujeto pasivo u obligado tributario
Persona física o jurídica que, en su condición de profesional o empresario, emite o recibe facturas y tiene la obligación de presentar declaraciones de impuestos.
11. Suplido
Tipo de gasto que se incluye en la factura que emite un tercero prestador del servicio a nombre de tu cliente.
12. Gasto reembolsable
Lo que te hará diferenciar un suplido de un gasto reembolsable es que en este último caso la factura irá a nombre del intermediario, es decir de la asesoría, y no al cliente final. A diferencia del suplido, el abono de un gasto reembolsable sí tiene la consideración de ingreso a efectos del IRPF y de IVA.
Puedes empaparte más sobre el tema en nuestro artículo Cómo facturar suplidos y gastos reembolsables.
13. Domicilio fiscal
El domicilio fiscal, regido por el artículo 48 de la Ley de General Tributaria, es el que debes incluir siempre en tus facturas y determina la delegación tributaria a la que perteneces como autónomo o pyme.
14. Factura ordinaria
Es el documento más común justificativo de una prestación de servicios o compraventa de producto. En la factura ordinaria se incluye cada uno de los conceptos anteriores.
15. Factura electrónica
Se trata de una factura ordinaria que se emite en formato digital y tiene la misma validez legal y fiscal que una factura en formato papel.
16. Factura rectificativa
Tipo de factura que se emite para realizar una modificación (por ejemplo una minoración o ampliación de la base imponible) respecto a la factura original.
17. Factura recapitulativa
Incluye distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario siempre que se hayan realizado en un mismo mes natural.
Por ejemplo: Una empresa tiene un flota de 30 camiones que paran a repostar en la misma gasolinera. A final de mes la empresa la gasolinera emitirá una factura recapitulativa que contemple cada uno de los repostajes realizados.
18.Factura proforma
Documento que recoge una oferta comercial a un cliente. La numeración es distinta a la de la factura ordinaria y has de indicar en el encabezado que se trata de un factura proforma. A efectos fiscales no tiene validez.
Con información de www.emprendedores.es
