Contratar una secretaria puede resultar una tarea complicada. Mientras en la gran empresa es una posición cada vez más valorada y retribuida, en la mediana empresa es común que preste asistencia a varios ejecutivos.
En la pequeña se ha convertido en casi un lujo, y en las empresas con filosofía startup, un exotismo.
Respecto al coste a la hora de contratar a esta figura profesional, la respuesta será muy diferente si hablamos de una gran empresa o de una pyme.
Contratar una secretaria
Asistente de dirección de gran empresa: entre los 35.000 y los 50.000 € brutos al año. Estamos hablando de salarios de entrada. Aclaran desde la consultora de recursos humanos. Obviamente este tipo de perfiles negocia sus condiciones, porque muchas veces acompaña a su jefe en los cambios de empresa que tenga.
Asistente de dirección para pymes: entre los 22.000 € y los 25.000 €. En sectores como la banca de inversión pueden ser significativamente superiores, entre 30.000 y 40.000 €.
Pero en este recorrido por la realidad salarial del asistente de dirección no se puede pasar por alto la denuncia de la asociación ASPM. Que califica como “salarios de miseria” los 800 euros al mes que asegura cobran muchos de estos profesionales.
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¿Es un lujo para las pequeñas empresas contratar una secretaria?
El Executive Assistant del siglo XXI ha tenido que ir adaptándose a la era digital.
Sigue siendo uno de los puestos más demandados. Y aunque las tecnologías facilitan cada vez más ciertas funciones que antes eran responsabilidad directa de este perfil, los directivos están para tomar decisiones importantes y relevantes para el negocio.
Un CEO no debería invertir 15 minutos de su tiempo en buscarse un billete de avión y 15 más en encontrar el hotel adecuado…. Por lo tanto, siguen siendo perfiles muy demandados en las empresas, porque facilitan el día a día de los ejecutivos.
Pero la descripción de la situación varía en la pyme. En este entorno empresarial. Especialmente en la mediana empresa, se buscan profesionales de la secretaría que den soporte a varios ejecutivos, asumiendo mayores responsabilidades en áreas de gestión.
Se asume que los empleados pueden gestionar directamente su agenda y la organización de sus viajes por lo que apuestan por estos puestos de Office Assistant con más contenido y responsabilidades que las meramente administrativas.
Secretaria virtual: una alternativa para la pyme
Es un servicio que se ofrece a los empresarios y empleados que trabajan a distancia. Un lugar fijo en el que basar sus operaciones físicas como, por ejemplo, la recepción de facturas o llamadas telefónicas.
Imaginemos que trabajas como freelance para varias empresas de España pero, en ese momento, vives en Tailandia. La secretaria virtual te permite facilitar la logística con los clientes españoles haciendo que envíen allí las facturas, etc.
O, otro ejemplo, eres una empresa que cree en el teletrabajo y todos sus empleados cumplen con su jornada laboral desde casa. Bajo este modelo no necesitas un espacio físico de trabajo pero sí que debes transmitir una imagen a tus clientes y que vean que cuentas con una sede. Para ello, puedes utilizar una oficina virtual en la que domiciliar y centralizar ciertos aspectos de gestión.
La nube es una oficina de trabajo virtual donde poder encontrar innumerables servicios a precio asequible dirigidos a empresas que, por tamaño, no pueden contratarlos de manera física.
La única diferencia es que, como ya hemos dicho antes, no son físicos. La calidad sigue siendo la misma, aunque con un coste inferior.
Al igual que los ordenadores en las empresas, suponen un ahorro en tiempo y espacio a la hora de trabajar pero, a diferencia de ellos, cubren un vacío profesional en las empresas que contratan sus servicios. Y ahí reside su verdadera revolución. Que permiten a las pymes disponer del organigrama de las grandes.
De esta manera, los empleados pueden dedicarse a su especialización mientras profesionales en atención al cliente y organización de agenda liberan a la empresa de esas tediosas pero necesarias funciones con eficacia y seriedad. Y los clientes agradecerán el trato recibido, por cierto.
Consejos para tomar en cuenta a la hora de contratar una secretaria
El perfil de la secretaria perfecta
Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc.
Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.
2. Secretaria = confianza.
Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discrección carácter, personalidad… es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa.
Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
3 El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.
Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión
Con información de www.euroresidentes.com
