Hacer inventario es una de esas tareas que, por pereza o desconocimiento, muchos emprendedores dejan de último. En este post te enseñaremos como ordenar paso a paso los bienes que tienes en la empresa.
Con la realización del inventario se busca comparar las cifras que aparecen en los libros con las existencias reales que hay en el almacén; calculando su valor y la calidad de las mismas.
Aunque este cálculo parece de sentido común dentro de un negocio dedicado a la producción o venta de artículos; resulta necesario en cualquier tipo de compañía ya que, incluso una empresa de servicios tiene un volumen de existencias, aunque sólo sea el material de oficina, y hay que hacer recuento de cada uno de los artículos.
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¿Cuándo lo hago?
Realizar inventario una vez al año no deja de ser una exigencia legal que cualquier sociedad debe valorar con vistas al cierre contable. Por esa razón, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer el recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opción que se puede realizar cuando existe un número limitado de referencias. El inconveniente es que la empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento de los activos. Pero si no quieres detener la venta, tienes la posibilidad de hacer un inventario cíclico, a lo largo del ejercicio.
Ordena por activos
En cuanto a cómo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que incluya todos los activos deberá existir una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, entre otros). Todo eso, lógicamente, debe ser también objeto de inventario.
Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolígrafos, papeleras); necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en el circulante. Lo habitual es que se fije un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyan en una partida.
Paso a paso
Lo primero es verificar la ubicación de los artículos. Esa tarea debería ser fácil si has hecho los deberes previos: codificarlos. Asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.
Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de datos, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos más habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en Excel.
Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización. Dicho de forma más sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad.
Calcula tus márgenes de ganancias
A modo de referencia, debes seguir la llamada clasificación ABC, las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto. Para los artículos de clase A (los más valiosos para tu negocio) la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.
Si los desajustes son graves, puedes plantearte hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros que te ayuden a evitar otros.
Optimiza el proceso
Lo más recomendable es hacer inventario cuantas más veces mejor y combinando dos técnicas para que sea más sencillo: en primer lugar, el sistema de clasificación ABC. Junto a ese sistema ABC, lo mejor es dividir el stock en “familias de productos”.
Por ejemplo, en una tienda de ropa masculina no importa tanto que, en lugar de ir contando cada par de calcetines, lo hagas por cajas, puesto que su valor por unidad es pequeño. En cambio, si recuentas gemelos de 300 euros cada par, sabes que los tienes que ir comprobando uno por uno.
Beneficios de un inventario
Son muchos los beneficios que puede proporcionar a tu empresa hacer buenos inventarios:
Evitar roturas de stock: Cada vez que dejas de atender un pedido por no disponer de un determinado producto pierdes una venta.
Detectar material caducado o deteriorado: El fin del inventario no es sólo confirmar que el material existe, sino que está en las condiciones adecuadas para la venta. Si no llevas un control regular, puedes encontrarte con que lo que creías bienes útiles, ya no lo son.
Promociones y liquidaciones: Estar atento a tus existencias te permite detectar los artículos próximos al desfase y organizar las promociones y liquidaciones oportunas.
Conocer el valor de tus existencias: Normalmente, las existencias se valoran a precio de coste. Pero si el producto caduca, queda desfasado, la valoración que constaba en tus libros ya no es válida.
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