La digitalización es un paso obligatorio para cualquier tipo de empresa, posiblemente en este momento no exista una organización bien establecida que no requiera de un sistema informático para realizar alguna de sus operaciones cotidianas. Por mencionar algunas: facturación, control de inventarios, gestión de nóminas, control de asistencias, etc.
Hoy en día, hay un gran avance en cuanto automatización de procesos y operaciones diarias, algo que se ha evidenciado en un incremento de la eficiencia y en la producción general de las empresas.
Pese a todo ello, todavía existen negocios que muestran cierta renuencia a digitalizar gran parte de sus operaciones. No podríamos afirmar si se trata de miedo al cambio, indisposición de invertir en las plataformas digitales o que piensen que los colaboradores no se adaptarán a estas nuevas tecnologías.
Lo cierto del caso, es que todos esos “miedos y preocupaciones” son totalmente infundadas, pues de acuerdo a la Comisión Europea, las pymes que han dado el paso a la digitalización, crecieron entre 15% a 22% en comparación de aquellas que siguen “atadas al pasado”.
Por otro lado, los administradores y gerentes saben muy bien que existen actividades que aún cuando son muy sensibles y deben tratarse con mucha responsabilidad, hasta cierto punto son repetitivas y monótonas, lo que muchas veces las convierte en un detonante para cometer errores.
Una de ellas es sin duda la gestión de nóminas. En consecuencia, los programas de para hacer nóminas programas para hacer nóminas, son posible la mejor alternativa para agilizar la gestión de pagos de una empresa. A través de estos software, el trabajo del área de recursos humanos podrá no solo, calcular la nómina de la organización, también se les facilitará llevar el control de todo lo inherente al manejo de la plantilla empresarial.
En este artículo, queremos explicarte las mejores razones para implementar un software de gestión de nóminas y RRHH en una empresa, no sin antes hablar en concreto sobre este tipo de aplicaciones informáticas.
¿Qué es y para qué sirve un un software de gestión de nóminas y RRHH?
Cuando mencionamos actividades sensibles en las empresas, pero repetitivas, el área de recursos humanos sin duda podría competir por el primer lugar. Tareas como la selección de candidatos postulantes, registro de asistencia y horario de llegada, planificación de vacaciones, firmar contratos, despidos, entre muchos otros más, es algo con lo que deben lidiar quincena tras quincena y que en muchos casos no varía entre una y otra.
En años anteriores, estos profesionales no solo debían realizar las pesadas y repetitivas tareas antes mencionadas, también tenían que hacerle frente a las toneladas de papeles que acarreaba llevarlas a acabo.
La nueva Era de tecnología digital ha sido, posiblemente, la mejor solución que se le ha presentado al departamento de RRHH. A través de los software se pueden automatizar una gran cantidad de procesos, facilitando notablemente el trabajo de todo el departamento.
Entonces, un software de gestión de nóminas y RRHH es básicamente un programa informático, diseñado especialmente para automatizar algunas tareas del departamento. Dichos programas son operados a través de ordenadores, pero con las nuevas tecnologías, incluso desde un teléfono móvil también se pueden realizar ciertas acciones. En estos se puede desde realizar carga de archivos, actualización de datos, almacenamiento de documentos o pagos en línea.
Entre las principales funciones de un software de nóminas, podemos destacar:
- Monitorear el registro de ingreso y horas trabajadas de los colaboradores, detallando incluso si existen horas extras o tardanzas frecuentes.
- Control del salario de cada trabajador, incluyendo cualquier extra que se pueda abonar de acuerdo al contrato de cada uno
- Calcular automáticamente la nómina de cada empleado y enviarla
- Almacenamiento de documentos y nóminas en la nube (recibos, justificantes de bajas médicas, memorándum, despidos, contratos, etc.).
- Información general de los colaboradores: nombres, número de seguridad social, cuenta bancaria y cualquier otro dato de interés.
- Calendario de vacaciones y mucho más.
Con estos software entonces, los responsables de RRHH podrán dedicarse a tareas mucho más importantes y dejar las actividades repetitivas para el proceso automático, disminuyendo con creces el error humano.
Razones para implementar un software de gestión de nóminas y RRHH
Los que trabajan en el departamento RRHH saben que gran parte del tiempo se desperdicia en labores como; aprobar o rechazar vacaciones, gestión de la nómina, monitoreo del horario, cálculo de beneficios, así como muchas otras actividades que terminan descontrolando un poco el trabajo.
Con la automatización se disminuirá notablemente la carga laboral del departamento, permitiendo que se dediquen exclusivamente a tareas que puedan acelerar el crecimiento del negocio y favorecer también, el bienestar del trabajador y su percepción de la organización.
A continuación, te presentamos las mejores razones para implementar un software de gestión de nóminas y RRHH en nuestra empresa.
– Disminuirá tareas repetitivas en el departamento de RRHH
Posiblemente la razón principal para que una empresa tome la decisión de implementar un software de gestión de nóminas es que el área de recursos humanos pueda dedicarse a tareas más importantes, aprovechar mejor el tiempo y reducir los costos operativos.
Y es que, con este tipo de programas hay una gran cantidad de operaciones que se automatizarán, como por ejemplo las nóminas que se generarán automáticamente llegado el momento de prepararlas para su pago. Eso elimina también la necesidad de contratar a un asesor o externalizar este servicio, sino que la aplicación se encargará de todo, incluso de enviarla a quienes corresponda.
– Automatización de procesos
Retomando el tema de la automatización, es de mencionar que son una gran cantidad de procedimientos y operaciones que se pueden sistematizar, entre ellas: el cálculo y generación de nóminas, cuantificación de deducciones, horas extras, vacaciones, notificaciones para la finalización de contrato, planificación de finiquito y mucho más.
– Eliminar el error humano
Sabemos que las tareas repetitivas muchas veces pueden ocasionar errores que se convierten en pérdidas para la empresa. Al poder disminuir al máximo la cantidad de errores cometidos por descuido, aumentará notablemente el beneficio de cualquier empresa, y mucho más en algo tan delicado como son las nóminas.
A ningún trabajador le gusta recibir un pago incompleto, por lo que eso se convertirá en un problema que deben asumir los encargados del área de RRHHA. Por otro lado, en ocasiones el colaborador queda en descontento y preocupado, por lo que ese día su atención con el trabajo no será el óptimo, disminuyendo su productividad.
Al contar con un software de gestión de recursos humanos, las nóminas se harán de manera precisa, incluso anticipando cada cambio que haya ocurrido por concepto de bonos, descuentos, tardanzas y horas extras.
– Toda la información de los trabajadores se almacena de manera segura en la nube
Por último, hemos de destacar que implementar un software de gestión de nóminas y RRHH no es solo para la gestión eficiente de muchas tareas del departamento humano, sino que también es una excelente herramienta para almacenar en la nube y resguardar toda esta información delicada. Además, gran parte de estos datos estarán siempre a disposición de los encargados y responsables, permitiendo acceder a estos datos.
