El nivel de consumo de la actualidad, así como la intensa competitividad que hoy existe en los mercados mundiales, hace que cada vez el haya mayor exigencia hacia las empresas, no solo desde el punto de vista productivo y operacional, sino también de eficiencia. Para lograr ello, la única vía posible sea la transformación digital de las organizaciones.
Y no hablamos de estar en Internet, contar con un par de cuentas en las redes sociales y una web site optimizada, que si bien es cierto, son imprescindibles, son tan solo parte del paquete digital que las empresas de éxito deben implementar para alcanzar sus objetivos. El hecho es que, cada vez más el mundo corporativo está exigiendo la aplicación de tecnologías que permitan la optimización de tareas industriales, manejadas con sistemas de inteligencia artificial, para de esta manera gestionar los recursos empresariales de manera más eficiente.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son hoy, la herramienta más poderosa que las organizaciones tienen a su disposición, que permiten de manera simple optimizar la productividad general de una empresa. A pesar de lo avanzado de la tecnología, y de la gran cantidad de funciones y herramientas que puede tener un teléfono móvil, todavía existen muchos escépticos sobre el poder de los software de IA. Sin embargo, está más que comprobado que a través e estos, una empresa puede dar el salto hacia la grandeza, ya que le permitirá no solo trabajar de manera más organizada, sino que tendrá un control mucho más eficiente de cada uno de los recursos que una organización tiene a su disposición.
Lo mejor de todo es que, estas herramientas se adaptan a cualquier tipo de empresas, existen ERP para grandes emporios económicos, hasta Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos SAP para pymes, permitiendo una mejor organización de recursos y un uso eficiente de estos, cosa que se traduce en productividad y crecimiento general del negocio.
En este artículo, queremos hablarte sobre los ERP, qué son, cómo funciona, sus aplicaciones y alguna de sus funciones principales, para que de esta manera puedas considerarlo como parte de tu próxima inversión.
¿Qué son sistemas de planificación de recursos empresariales?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, mejor conocidos como ERP, debido a sus siglas en inglés “enterprise resource planning” son software informáticos de información gerencial, que tienen la capacidad de integrar y manejar todas las actividades productivas, así como los aspectos logísticos y de distribución de una empresa dedicada a la producción de bienes y/o servicios.
A través de los ERP, se busca unificar y organizar todas las áreas o departamentos de una empresa, teniendo un perfecto control sobre cada uno de los procesos, permitiendo una mejor planificación y optimización de los recursos empresariales. Entre las principales funciones de estos sistemas, destacan la posibilidad de gestionar la producción, logística (inventario, distribución y envíos), así como también, facturación y la contabilidad de manera modular.
No obstante, los sistemas más avanzados van mucho más allá, teniendo repercusión directa en prácticamente todas las actividades del negocio, tales como; marketing, producción, ventas, servicios de entrega, pagos, control de inventarios, administración general y admiración de recursos humanos.
Es importante mencionar que, por lo general los sistemas de planificación de recursos empresariales son totalmente back office, es decir, los clientes y el público en general no pueden acceder a el. Sin embargo, cada día surgen nuevas versiones, inclusive, algunos con la posibilidad de interactuar directamente con los proveedores.
Repasemos, en forma detallada los principales módulos de los ERP:
- Manufactura y producción
- Almacenamiento
- Logística (envíos, entregas, gestión de inventarios, etc.)
- Información tecnológica
- Finanzas y contabilidad
- Recursos humanos
- Marketing
- Administración general
Ahora bien, conociendo cuáles es el ámbito de aplicación dentro de una organización, podemos empezar a detallar sus funciones:
- Permiten tener un acceso más óptimo a la información de la empresa
- Unificación y control sobre las operaciones de todos los departamentos de una empresa en un mismo sistema
- Incrementa la eficiencia de cada uno de los procesos de la organización
- Planificación de los recursos, lo que se traduce en ahorro de recursos y tiempo en actividades innecesarias
- Automatizar gran parte de los procesos empresariales
- Mejorar la comunicación y el engranaje entre los departamentos de la empresa, permitiendo compartir información entre todos las áreas de la organización
- Eliminación de datos y actividades innecesarias de la organización
Características de los EPR
En muchas ocasiones, los ERP son confundidos con los CRM debido a que ambos son sistemas que se implementan en empresas o pymes, buscando la transformación digital de la organización, obteniendo mejores resultados en la productividad, en el control y en la eficiencia de las operaciones. Sin embargo, no podemos decir que son iguales, ya que sus campos de acciones son diferentes.
Comentábamos que, los sistemas de planificación de recursos empresariales son software totalmente back office, debido a que no tiene relación directa con la clientela. Por su parte, a través de los Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), como su nombre lo indica, sí afectan la relación de la empresa con los clientes, así como cualquier tipo de proceso externo. No obstante, en los últimos años los desarrolladores de ERP, están creando sistemas que abarcan todos los espacios de la organización, absorbiendo las principales funciones de los CRM. Tal es así que, muchas empresas productoras de estos sistemas, fueron compradas por fabricantes de ERP.
Para entender mejor el funcionamiento de los ERP, es necesario conocer las características que hacen que sean totalmente diferentes a cualquier otro software empresariales.
- Son modulares: estos software están diseñado a través de diferentes módulos, los cuales se crean en función al departamento de la empresa en la que se vaya a implementar. Esto hace que, de acuerdo a las necesidades y posibilidades tanto técnicas como económicas de una empresa, se vayan implementado estos módulos en ciertas áreas en específico y conforme vaya creciendo, se irán anexando otros, sin afectar el funcionamiento del mismo.
- Se configuran: otro detalle interesante de los ERP es que se configuran a través el código del software de acuerdo a las necesidades y características de la empresa.
- Son especializados: como es de imaginar, cada empresa tiene necesidades específicas, por lo que requieren de un software que efectivamente sea una solución verdadera a estos problemas. Un software genérico por su parte, al tener herramientas y soluciones generalizadas, tendrá un bajo porcentaje de efectividad. En este sentido, los ERP son diseñados de manera especializada, con una estructura de constante evolución y adaptación a las necesidades de la empresa.
- Poseen un base de datos centralizadas, lo que permita que todos los módulos y componentes interactúen entre sí
- Cualquier empresa o pyme que los implante, deberán modificar y especializar alguno de sus procesos, con en fin de alinearlos con los de los sistemas ERP. A esto se le conoce como reingeniería de procesos.
Es importante tener presentes que implementar los sistemas de planificación de recursos empresariales no es tarea sencilla, y cómo lo comentamos en sus características, muchas veces requiere de ciertos cambios en la forma de trabajar, así como de adiestramiento y capacitación. Por otro lado, en algunos casos su instalación puede resultar una inversión muy elevada para algunas empresas, principalmente las más pequeñas. Sin embargo, una vez esté en marcha, toda la inversión y esfuerzo será totalmente retribuido en el mediano plazo, recibiendo un incremento notable en la productividad y en los ingresos de la empresa.
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