En un entorno empresarial cada vez más regulado y transparente, el concepto del “Canal de Denuncias” ha cobrado una importancia crucial. Este sistema no solo cumple con las exigencias legales, sino que también fomenta una cultura de integridad y responsabilidad dentro de las organizaciones. Sin embargo, su implementación plantea dudas, especialmente en lo que respecta a la normativa en Protección de Datos, algo que ha generado inquietud entre autónomos y empresas.
Recientemente, desde Cuevas Y Martínez Asesores, quienes ofrecen asesoría en Protección de Datos, han notado un incremento en las consultas sobre este tema. La necesidad de entender la obligatoriedad y la aplicación práctica de estos canales es evidente, y muchas organizaciones buscan aclarar sus dudas.
En este artículo, abordaremos las preguntas más frecuentes y proporcionaremos una guía clara sobre la implementación del “Canal de Denuncias” en el contexto de la normativa de Protección de Datos, incluyendo el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Qué es y para qué sirve el canal de denuncias
El “Canal de Denuncias” es una herramienta esencial en el marco de la gobernanza corporativa y la transparencia empresarial. Se trata de un sistema interno establecido por las organizaciones para reportar, de manera confidencial y segura, conductas o actividades que se sospechan ilegales, inmorales, o que violan las políticas internas de la empresa. Este canal se ha convertido en un componente crucial para garantizar la integridad y ética dentro de las corporaciones.
Este canal tiene tres funciones fundamentales:
- En primer lugar, proporciona un medio seguro y confidencial para que los empleados y otras partes interesadas (como clientes, proveedores o terceros) informen sobre irregularidades sin temor a represalias. Esto es vital para fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad.
- En segundo lugar, ayuda a las empresas a detectar y abordar problemas internos antes de que escalen o se hagan públicos, mitigando riesgos legales y financieros.
- Por último, el canal de denuncias sirve como un mecanismo de cumplimiento normativo, asegurando que la empresa se adhiera a leyes y regulaciones relevantes, incluyendo aquellas relacionadas con la protección de datos y la privacidad.
Este sistema no solo es un recurso para las denuncias de actos ilícitos como fraude, corrupción o acoso, sino también para reportar preocupaciones sobre prácticas inseguras o no éticas. Esto promueve una actitud proactiva hacia la gestión de riesgos y la mejora continua dentro de la empresa. Además, al alinear la operativa empresarial con normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, el canal de denuncias refuerza la confianza de empleados, clientes y socios en la organización.
¿Quién será el responsable de los tratamientos de datos personales del “Canal de Denuncias”?
El responsable del tratamiento de los datos personales en el “Canal de Denuncias” es la entidad, ya sea empresa o autónomo, que establece este sistema. Los especialistas de la asesoría en Santander, aclaran que la responsabilidad recae en el órgano de administración o de gobierno de la entidad. Este órgano es quien debe asegurar que la recopilación, almacenamiento y manejo de la información cumplan con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.
Los responsables, deben implementar y supervisar medidas que garanticen la legalidad, transparencia y confidencialidad en el tratamiento de los datos recogidos. Esto incluye asegurar la protección de la privacidad y los derechos de los informantes y terceros mencionados en las denuncias.
¿Cualquiera puede tener acceso al “Canal de Denuncias”?
Según lo establecido la Normativa en Protección de Datos – Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, este canal debe estar diseñado y ejecutado de manera totalmente segura.
Es fundamental garantizar siempre la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier otra persona involucrada en la denuncia. Ante esa situación, las empresas o las organizaciones están obligadas a restringir el acceso a esta, estrictamente al personal autorizado.
¿Las denuncias que se comuniquen al Sistema interno de Información, deben ser obligatoriamente anónimas?
Si bien es cierto la normativa ofrece las garantías para que las denuncias tengan carácter anónimo, en ocasiones, no ocurre así. Sin embargo, se debe mantener la confidencialidad de la información tanto de la persona que denunció, como del denunciado, ante esa situación, las organizaciones deben implementar medidas mucho más estrictas de seguridad y confidencialidad.
En Cuevas Y Martínez Asesores, como Asesoría especializada en Protección de Datos, disponemos de consultores que pueden asesorarte en la implantación del Sistema de Información Interno en la empresa, ponte en contacto con nosotros.
