Todas las empresas sin importar el sector al que se dediquen, siempre tendrán algo en común y es la acumulación de documentos. Como sabemos, cualquier tipo de negocio requiere una serie de papeleos administrativos para la ejecución de sus actividades, evidentemente, unos más que otros, pero siempre tendrán que gestionar esta situación, que además de ocupar espacio, algunas veces representa un peligro para los intereses de la organización.
Si bien es cierto, gracias a las nuevas tecnologías y a la implementación de sistemas informáticos para la automatización de muchas actividades empresariales, han disminuido notablemente el uso del papel en las organizaciones. Aún así, el papel sigue estando presente en la mayoría de los negocios.
Por lo general, la acumulación de estos documentos supone un contratiempo severo para muchas empresas en cuanto al espacio disponible para su almacenamiento. Pero también tienen otro tipo de repercusiones; pueden afectar la higiene y la salubridad del espacio o representar un peligro por la pérdida o filtrado de información confidencial, pudiendo incluso poner en juego la transparencia, fiabilidad y la confidencialidad empresarial.
Por ello, es de vital necesidad para la mayoría de las empresas establecer mecanismos para la destrucción de documentos. Sin embargo, para realizar este tipo de acciones, es necesario tomar en cuenta ciertos parámetros establecidos en la normativa vigente. Por otro lado, también se debe considerar que una vez se hayan destruidos los documentos, estos puedan reciclarse para un nuevo uso y de esta manera, disminuir la tala de árboles para la fabricación de papel.
Si en tu empresa quieres empezar con este procedimiento, este artículo te vendrá como anillo al dedo, ya que te comentaremos los mejores consejos para la destrucción de documentos en una empresa.
¿Qué es la destrucción de documentos?
La destrucción de documentos o eliminación de documentos, es un procedimiento riguroso que debe desarrollarse bajo un estricto cuidado. En el caso de que dichos documentos tengan información de tipo confidencial, deben destruirse bajo una serie de parámetros que garanticen que ninguna persona pueda acceder posteriormente a estos.
Comentábamos que, se trata de un procedimiento delicado que se debe cumplir escrupulosamente para asegurarnos que la información contenida en el papel, desaparezca por completo y sin ningún tipo de riesgos. Estos procedimientos están avalados por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales (LOPD).
De acuerdo a la LOPD, todas las empresas que manejen datos personales tienen la obligación de entregar al titular de los mismos, todos los formatos en donde se contenga su información una vez se haya finalizado el tratamiento de los mismos. Así mismo, los datos que se hayan obtenido antes de la aprobación de la Ley, también debe ser devuelta al propietario o en su defecto, al responsable del tratamiento.
Consejos para la destrucción de documentos
Ahora bien, considerando lo expuesto en la LOPD, es responsabilidad de cada empresa garantizar la destrucción de documentos de manera reglamentaria, para de esta manera evitar cualquier sanción o denuncia.
Lo más recomendable para llevar a cabo este tipo de trabajos, es contratar una empresa especializada en la destrucción de información sensible. Ellos no solo se aseguran de realizar la eliminación como exige la Ley, sino que también aprovecharán el resultante para salvaguardar el planeta.
No obstante, nosotros mismos podemos proceder a destruir los documentos, a continuación, los procedimientos más recomendables:
Trituración de los documentos
La trituración de documentos es sin lugar a dudas la opción más recomendable, pues se puede llevar a cabo en cualquier oficina sin ningún tipo de problemas. Para su ejecución, se tienen que tener en cuenta algunos aspectos, el primero y más importante, contar con una maquinaria adecuada para la trituración del papel.
Por otro lado, de acuerdo a la normativa DIN 66399, el proceso de triturado debe ser tal, que el tamaño de las tiras o partículas variaran en función al grado de confidencialidad del documento, siendo las micropartículas la opción para los documentos de más alta confidencialidad.
Asimismo, hemos de tener un plan de transporte para todo el material residual. En el mejor de los casos, enviarlos a una procesadora de papel para que pueda ser reciclado y aprovechado como materia prima.
Incineración
Probablemente sea la opción más efectiva, pero no la más recomendable. Indudablemente, cuando se incineran los documentos, se garantiza total ilegibilidad de los datos allí contenidos. Sin embargo, recordemos el impacto ambiental que produce este acto.
Además, este trabajo no se puede realizar en cualquier sitio, sino que se deben contar con instalaciones especialmente diseñadas para ello, de manera de asegurar que el fuego no se descontrole y pueda generar daños a otras personas o establecimientos.
Como ya mencionamos, la opción más recomendable es contratar una empresa externa para que se encargue de la destrucción de nuestros documentos. Además de evitarnos todo el trabajo, también aprovecharán de mejor manera el material residual, por lo que estaremos colaborando con la preservación del planeta.
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