La transformación digital es una realidad cada vez más palpable en nuestro país. En artículos anteriores, hemos mencionado que aproximadamente más del 80 % de las empresas ya están en proceso de implementación de soluciones digitales, lo que demuestra una tendencia positiva hacia la modernización y la automatización de procesos. Esta evolución digital no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también facilita el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales en constante cambio.
Posiblemente, una de las aplicaciones digitales más implementadas es la facturación electrónica. Se trata de un mecanismo que ha sido decretado como obligatorio por la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, para las empresas que generan ingresos superiores a los 8 millones de euros al año. Este cambio legal no solo está en línea con los avances tecnológicos, sino que también apunta a promover la transparencia y la responsabilidad fiscal en el ámbito empresarial.
Pero también, pasará a ser de rigor de Ley también para el resto de empresas y autónomos, y entrará en vigor el 1 de enero de 2025. Esta idea de implementar factura electrónica obligatoria de manera programada, proporciona una ventana de oportunidad para que las organizaciones se preparen adecuadamente, adaptando sus sistemas y operaciones a las nuevas exigencias. Es un paso significativo que indica el compromiso de España con la adopción de tecnologías modernas en la gestión empresarial.
Ante esta situación, quisimos preparar este artículo, para hablarte sobre todo lo que necesitas saber de la facturación y gestión de empresas en España en los próximos años. Veremos también otros temas importantes relacionados; por ejemplo, la diferenciación entre albarán y factura, la ley antifraude que regula los programas de facturación, y cómo un software de gestión para pymes puede ser el aliado en la administración y cumplimiento fiscal.
La nueva era de la facturación electrónica: Obligatoriedad en 2024 y 2025
La nueva era de la facturación electrónica en España, es una realidad, y esta trae consigo una serie de cambios significativos que impactarán en la forma en que las empresas y autónomos gestionan sus facturas, pero también en cómo cumplen con sus obligaciones fiscales.
Hemos reunido algunas de las principales características que se verán en los años venideros en cuanto a la facturación en nuestro país:
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Inicio de la obligatoriedad:
- Al día de hoy, la facturación electrónica ya es obligatoria para ciertas empresas, autónomos y profesionales, por lo que deberán disponer de herramientas de facturación y remisión de registros conectadas de manera continuada con la Agencia Tributaria.
- Para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros, esta obligatoriedad ya entró en vigencia este año.
- A partir de 2025, la factura electrónica obligatoria será para todas las empresas en España, incluidos autónomos.
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Formato estándar y código QR:
- Las facturas deberán realizarse en un formato estándar que facilite la legibilidad y asegure que el documento no ha sido manipulado.
- Se exigirá que todas las facturas incorporen un código QR que contenga algunos datos de la factura. Si la factura es electrónica, el QR podrá sustituirse por el contenido que representa.
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Software de facturación:
- Los productores y comercializadores de sistemas y programas informáticos o electrónicos (SIF) deberán ofrecer productos totalmente adaptados al nuevo Reglamento en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que lo desarrolla.
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Garantías de los sistemas de facturación:
- Los SIF deberán garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, de manera que una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello.
- Trazabilidad: se regula el encadenamiento de los registros de facturación, eliminando la referencia a la función de cierre del periodo impositivo.
- Conservación, accesibilidad y legibilidad: se regula todo el procedimiento de descarga segura o exportación de los registros de facturación.
Albarán Vs Factura: ¿Qué diferencia a estos dos documentos?
La transición hacia la facturación electrónica en España no solo modifica la manera en que se gestionan las facturas, sino que también resalta la relevancia de los documentos comerciales en la operativa empresarial. Entre estos documentos, el albarán y la factura ocupan un lugar central, aunque cumplen funciones distintas dentro del proceso de transacciones comerciales.
Comprender la diferencia entre ambos es crucial tanto para las empresas, como para autónomos, especialmente en un entorno donde la digitalización está reformando las prácticas comerciales tradicionales. A continuación, vamos a definir cada concepto por separado, y mostraremos sus principales características. Para finalizar, haremos una pequeña comparación entre ambos documentos.
1. El albarán
Cuando hablamos del albarán, no referimos a un documento mercantil que se genera cuando se realiza una entrega de mercancías. No tiene valor fiscal, pero sí una gran importancia operativa, ya que actúa como un comprobante de la entrega de un producto o la realización de un servicio. Tiene carácter fundamental para garantizar que lo acordado entre las partes se ha cumplido correctamente antes de proceder a la emisión de la factura.
Características del albarán:
- Comprobante de entrega: actúa como un registro de que los bienes o servicios han sido entregados conforme a lo acordado.
- Sin valor fiscal: a diferencia de la factura, el albarán no tiene implicaciones fiscales.
- Detalle de la transacción: incluye información sobre los productos o servicios entregados, como la descripción, cantidad, y condiciones de entrega, entre otros.
- Firma del receptor: generalmente, incluye una sección para la firma del receptor como confirmación de la entrega.
2. La factura
La factura, por otro lado, sí es documento mercantil que acredita una transacción económica entre dos partes, y tiene valor fiscal. Detalla el acuerdo comercial, incluyendo los productos o servicios vendidos, el precio, y las condiciones de pago. Es una pieza clave en la gestión de la tesorería de las empresas y en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Características de la factura:
- Valor fiscal: es un documento oficial que tiene implicaciones fiscales para ambas partes involucradas en la transacción.
- Detalle de la transacción: incluye información detallada sobre los productos o servicios vendidos, sus precios, y las condiciones de pago.
- Datos de las partes: contiene los datos fiscales del emisor y del receptor.
- Número de factura: incluye un número único que identifica la factura, crucial para la gestión contable y fiscal.
Si bien es cierto, ya entendemos conceptualmente las diferencia entre ambos documentos. Quisimos desarrollar una tabla comparativa, para ir un tanto más allá:
| Aspecto | Albarán | Factura |
|---|---|---|
| Propósito | Comprobar la entrega de bienes o servicios | Acreditar una transacción económica |
| Valor fiscal | No | Sí |
| Detalle de Transacción | Descripción, cantidad, condiciones de entrega, etc. | Descripción, cantidad, precio, condiciones de pago, etc. |
| Datos de las partes | Puede incluir, pero no es obligatorio | Obligatorio |
| Número único | No | Sí |
| Firma del receptor | Sí | No |
Ley antifraude en facturación: Lo que necesitas saber sobre los programas de facturación regulados
La implementación de la ley antifraude en el ámbito de la facturación en España, resalta la necesidad de adoptar sistemas de facturación que cumplan con los requisitos establecidos por la legislación, para garantizar la integridad y transparencia en las transacciones comerciales.
La regulación de los programas de facturación se vuelve un pilar en la lucha contra el fraude fiscal, y por lo tanto, es esencial que las empresas y autónomos estén al tanto de las implicaciones de esta ley en sus operaciones diarias, y cómo los softwares de gestión pueden ser aliados estratégicos en este contexto.
Como su nombre lo indica, este marco legal, tiene como objetivo principal combatir el fraude fiscal, y para ello, establece una serie de requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación utilizados en las actividades empresariales y profesionales. La idea es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, conforme a lo especificado en la Ley General Tributaria.
Dicha ley, que entró en vigor el 11 de octubre, prohíbe el uso de sistemas informáticos que manipulen la contabilidad.
Características de la Ley Antifraude:
- Requisitos de los sistemas de facturación: los sistemas y programas informáticos o electrónicos deben garantizar la integridad y otros aspectos mencionados de los registros de facturación.
- Prohibición de softwares de doble uso: se prohíbe el uso de sistemas que permitan la manipulación de la contabilidad.
- Obligaciones para productores y usuarios: los productores, comercializadores y usuarios deben asegurar que los sistemas y programas utilizados cumplan con los requisitos establecidos por la ley.
- Impedimento de modificación y destrucción de registros: los programas de facturación y contabilidad deben impedir la modificación y destrucción de sus registros.
Software de gestión para pymes: Tu aliado en la administración y cumplimiento fiscal
Habiendo recorrido todo este importante camino en lo que será el presente y futuro de la facturación en nuestro país, es importante hablar de uno de los aliados más importantes para las pymes: el software de gestión. En un panorama donde las regulaciones en torno a la facturación y la transparencia fiscal se vuelven cada vez más estrictas, contar con herramientas tecnológicas adecuadas se convierte en un pilar fundamental para la supervivencia y el crecimiento empresarial.
La importancia de este tipo de programas en la actualidad radica en su capacidad para simplificar, automatizar y optimizar los procesos administrativos y fiscales de una empresa. Además permiten un manejo eficiente de las operaciones diarias, la planificación financiera y el cumplimiento de las obligaciones tributarias, al tiempo que proporcionan información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
Para entender mucho mejor la importancia de los software de gestión para pymes, reunimos algunos de sus beneficios más resaltantes:
- Automatización de tareas: reduce el tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas, permitiendo un manejo más eficiente del tiempo.
- Cumplimiento fiscal: facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales mediante la gestión adecuada de facturas y otros documentos contables.
- Acceso a información en tiempo real: permite el acceso a datos financieros y operativos actualizados, facilitando la toma de decisiones.
- Integración con otros sistemas: posibilidad de integrar con otros softwares como los de facturación, ventas o gestión de inventarios.
- Mejora de la precisión: reduce los errores humanos en el ingreso y manejo de datos.
Al analizar el conjunto de regulaciones y herramientas tecnológicas discutidas a lo largo del artículo, es evidente que destaca la trascendencia de mantener una gestión fiscal y administrativa sólida en el entorno empresarial español. Y los softwares de gestión emergen como aliados estratégicos para las pymes, al brindar soluciones eficaces ante las demandas de un marco regulatorio en constante evolución. Los avances en la facturación electrónica y las leyes antifraude, reafirman la necesidad de adoptar tecnologías que respalden el cumplimiento fiscal y una administración eficiente, facilitando así el camino hacia el éxito sostenido en el competitivo mercado actual.
