Abrir un negocio siempre es emocionante, se conjugan una gran cantidad de sentimientos y sensaciones, que a cualquier pone la piel de gallina y le quita el sueño por unos cuantos días. Todo esto se incrementa si lo decidimos abrir en una ciudad como Madrid, que además de ser la capital de nuestro país, también es una de las metrópolis más importantes de Europa, principalmente por su ubicación estratégica, amplia oferta culturar, excelente calidad de vida y un excelente ambiente para todo tipo de negocios.
Sin embargo, es importante saber que antes de empezar cualquier tipo de negocio, debemos realizar una serie de trámites y procedimientos que garantizarán que operemos de manera legal y sin problemas. Evidentemente, cuando hablamos de papeleos administrativos, nos viene a la mente una gran inversión de tiempo, dolores de cabeza y pesadez, especialmente si no estamos familiarizados con las leyes y normativas que se aplican en Madrid desde el punto de vista comercial.
En estos casos es recomendable tomar las cosas con calma, asesorarnos con un especialista e informarnos correctamente. La verdad es que, si hacemos todo de manera organizada, seguimos los pasos correspondientes, cualquier persona puede registrar su negocio, sin perder los cabellos.
Para ayudarte con ello, hemos preparado un guía de trámites para abrir un negocio en Madrid de la manera más sencilla posible. Te explicaremos los pasos que debes realizar para llevar a cabo los procedimientos que debemos cumplir, así como las obligaciones legales que ahora tendremos como futuros empresarios.
Guía de trámites para abrir un negocio en Madrid: paso a paso
Es importante señalar que, son un grupo de procedimientos realmente importantes, y alguno de ellos imprescindibles para la puesta en marcha de tu negocio. A continuación, te mencionaremos cada uno de los pasos importantes que no debes perder de vista, al momento de legalizar tu actividad:
- Registro Mercantil
- NIF
- Licencias y permisos
- Inscripción en la seguridad Social
- Impuestos.
Recomendamos que, antes de llevar a cabo estos trámites y procedimientos nos asesoremos con un especialista, para que pueda ponernos al tanto de cualquier modificación o normativa nueva que debamos considerar para la legalización de nuestro negocio.
De igual manera, en los siguientes párrafos, te explicaremos en detalle cada uno de los procesos antes mencionados.
1. Registro Mercantil
El primer trámite y quizás uno de los más importantes es el Registro Mercantil. Se trata de un organismo público que tiene la función de inscribir y publicar los actos o documentos relativos a las empresas o a los negocios individuales. Se trata de un procedimiento imprescindible para todo tipo de negocio, sin importar el tamaño o al sector que pertenezca.
Como comentamos, estar registrado es de total obligatoriedad para cualquier empresa que opere en España. Su objetivo es proporcionar seguridad jurídica a las transacciones comerciales realizadas por la misma, así como ofrecer garantías para proteger los derechos de los terceros que se relacionen con esta. Además, dicho registro se encuentra disponible para todo los interesados que deseen acceder a la información de la organización.
Ahora bien, para llevar a cabo el Registro Mercantil se deben consignar una serie de documentos, además de cumplir con algunos requisitos adicionales. Te comentamos a continuación, algunos documentos necesarios:
- Escritura de constitución de la empresa
- Identificación de los fundadores y/o administradores
- Objeto social de la empresa
- Aportación de capital
- Etc.
Este procedimiento puede tener ciertas variaciones de acuerdo al tipo de empresa que vayamos a conformar. Como siempre, recomendamos el apoyo de un experto en derecho mercantil para garantizar que todos los documentos y requisitos se encuentren en orden.
2. NIF
Otro de los recursos necesarios que debemos tramitar es el Número de Identificación Fiscal o mejor conocido como NIF. Es básicamente un número de identificación que reciben las empresas y personas que tienen negocios que operan en España, y además sirve como ID ante la Agencia Tributaria. Este número es obligatorio para la realización de trámite fiscal, como por ejemplo el pago de los impuestos, declaraciones fiscales, así como alguna operación comercial.
Existen dos formas de obtener el NIF, bien sea presentándonos en la Agencia Tributaria o mediante el portal web de la entidad. Entre los documentos necesarios para su solicitud, destacan:
- Escritura de la constitución de la empresa
- DNI de los fundadores
- Acuerdo de voluntades donde conste la titularidad de la empresa.
Debemos aprender a diferenciar que el NIF es el número que identifica a la empresa o autónomo, y el CIF es el código de identificación fiscal, que se usa para identificar a las empresas ante el Registro Mercantil, es decir, el trámite anterior.
3. Licencias y permisos
Las licencias y los premisos son otros trámites de gran importancia para abrir un negocio en Madrid. De acuerdo al tipo de actividad que vaya a tener la empresa, estos variarán notablemente. La idea fundamental de estas autorizaciones legales es garantizar que el negocio cumple con las normas y regulaciones establecidas por las autoridades competentes; bien sea en materia de seguridad, salud, ambiente y demás.
Por mencionar algunas de estas autorizaciones, la Licencia de Actividad es una e las más importantes, ya que autoriza a todas las organizaciones que planean realizar actividades bien sea comerciales, industriales o de servicios, operar de manera legal. Para ello, las autoridades se asegurarán de que el local cumple con las regulaciones establecidas por el Estado. En algunos casos no es necesario pedir la licencia de actividad, sino que basta con enviar una declaración responsable.
Algunas de las otras Licencias que podríamos necesitar serían:
- Licencia ambiental
- Autorización Sanitaria
- Etc.
De acuerdo al tipo de actividad, es necesario investigar qué tipo de licencia o permiso debemos tramitar para poder empezar nuestras operaciones de manera totalmente legal.
4. Inscripción en la Seguridad Social
Continuando con los trámites recomendados para que una empresa pueda operar legalmente en Madrid es la inscripción en la Seguridad Social para empezar a cotizar y ofrecerle protección social a cada uno de sus trabajadores, incluyendo al mismo empleador.
El proceso de inscripción en la Seguridad Social es un tanto sencillo, basta con preparar una documentación necesaria a la Tesorería General de la Seguridad Social, así como consignar y cumplir con algunos requisitos, por ejemplo; alta en el Censo de Empresarios y Retenedores (CER), obtener el Código de Cuenta de Cotización, así como la inscripción en el Régimen Especial de la Seguridad Social.
Inscribirnos en la Seguridad Social como tal no es un requisito obligatorio, pero tiene una gran cantidad de beneficios tanto para la empresa, como para los empleados. Por mencionar algunos;
- Protección en caso de accidentes laborales
- Cobertura médica
- Posibilidad de acceder a pensiones
- Algunos beneficios fiscales, etc.
5. Impuestos
Para finalizar, quisimos hablar un poco de los impuestos, ya que es uno de los temas más temidos por todos aquellos que quieren empezar un negocio. Y no es para menos, es un tema complejo y muy delicado, por lo que debemos investigar muy bien sobre estos y asesorarnos con un especialista en temas fiscales.
Las empresas que operan en Madrid tienen diferentes obligaciones fiscales, de acuerdo al tipo de actividad y al régimen fiscal, tendrán diferentes tipos de impuestos que cancelar. Te mencionamos algunos de los impuestos que debes conocer:
- Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
- Impuesto sobre Sociedades
- Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.
No cabe duda que son una gran cantidad de elementos a considerar para montar un negocio, por eso no es de extrañar que muchas personas desistan antes de empezar. No obstante, por más complicado que parezca, la verdad es que si se puede hacer, incluso por los mismos emprendedores, sin necesidad de asesoramiento. Aunque, es mucho más fácil, rápido y sin errores que lo hagamos con un asesor de empresas. Con esto nos gustaría dar por concluida nuestra guía de trámites para abrir un negocio en Madrid.
