Administrar una empresa no es tarea fácil. No se trata solo de cobrar y pagar, sino que se enfrenta una gran cantidad de compromisos y pequeños detalles que pueden afectar el correcto funcionamiento de la organización. Sin embargo, sí que hay un elemento al que se debe prestar especial atención, y este es todo lo relacionado al área financiera.
En ese sentido, la administración y gestión del flujo de caja es quizás, el elemento fundamental que puede dirimir el éxito de la empresa. Es así que, una organización que maneja correctamente la disposición del efectivo tienen mayores probabilidades de alcanzar mejores resultados y asegurar su estabilidad con el paso de los años.
Por el lado contrario, aquellas que no consiguen hilvanar una buena administración de sus recursos, se verán sometidos a situaciones muy complejas, que lamentablemente algunas no viven para contarlo. Para ello entonces, es responsabilidad de la gerencia contar o proporcionar las herramientas para un correcto control del flujo de caja y un mecanismo de cobranzas efectivo, como por ejemplo el sistema de gestión financiera Pagalo. De esa manera, es más seguro que la empresa pueda alcanzar sus objetivos financieros.
En este artículo, queremos hablarte sobre la importancia del flujo de caja, no sin antes hablar un poco sobre este trámite financiero de tanta trascendencia para las empresas.
¿Qué es y para qué sirve el flujo de caja?
Cuando hablamos de flujo de caja nos referimos a las entradas y salidas netas de dinero que tiene una organización durante una un periodo o corte determinado. A través de este estudio, se puede obtener información precisa sobre la capacidad de la empresa de cancelar sus deudas y asumir responsabilidades financieras nuevas.
Es decir, la idea fundamental del flujo de efectivo, como también se le conoce, es estudiar el nivel de liquidez de un negocio. Para ello se debe realizar una comparación entre los ingresos y los egresos de la organización y determinar qué tan viable está resultando el negocio.
Como hemos afirmado en un par de ocasiones, la liquidez monetaria es determinante para el correcto funcionamiento de una empresa. Ésta actúa como el combustible que mueve toda su maquinaria, pues es el que paga a los colaboradores, compra insumos, cancela facturas de servicios y demás.
Eso sí, es importante tener presente que en el flujo de caja no vamos a estudiar las ganancias o las pérdidas como tal del negocio, sino es un estudio detallado de las entradas y salidas de dinero efectivo. Por tanto, realizar una buena administración y proyección de la misma, permitirá a los administradores mantener siempre a la organización con liquidez positiva.
A través del estudio del flujo de caja se pueden obtener datos para realizar las siguientes acciones:
- De cuánto presupuesto dispone para comprar mercancía
- Determinar los costos fijos y variables, así como el margen de ganancia recomendado en el proceso productivo
- Prever cualquier situación de déficit de efectivo y una posible necesidad de financiación
- Estudiar si es necesario comprar a crédito o comprar al contado
- Determinar si es viable vender a crédito o si bien, aceptar solo transacciones al contado
- Establecer un límite de crédito a los clientes
- Planificar el calendario de pago de deudas o si bien, ir solicitando refinanciación para éstas
- Posibilidad de realizar nuevas inversiones
¿Cómo funciona el control de pagos y cobros?
Ahora bien, para realizar un correcto flujo de efectivo, es necesario llevar un buen control de pagos y cobros. Es decir, la administración de las empresas debe velar por el cobro a los clientes que tengan pagos retrasados o por el contrario, manejar muy bien las finanzas para pagar a los acreedores.
A través del control de pagos y cobros, la administración deberá prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar los flujos monetarios de efectivos que tiene la organización.
El hecho es que, es totalmente recomendable usar herramientas especializadas que permitan obtener datos de gestión de cobros pendientes, así como cualquier información sobre pedidos, pagos o volumen de compras, lo que permite mejorar notablemente la administración y control de caja. Una excelente alternativa para ello es el software Pagalo.
Sin embargo, el funcionamiento del control de pagos y cobros es el siguiente: lo primero que debemos tener claro es que, el pago será efectivo cuando hayamos cancelado la totalidad por concepto de servicio o producto. Dicho pago es reflejado a través de una orden de pago o de una factura, la cual ingresa a la lista de cuentas por pagar.
Por su parte, las cuentas por cobrar o simplemente cobros, se registran también mediante la emisión de una factura bien sea por la venta de algún producto o la ejecución de un servicio. Muchas empresas emiten la factura, incluso antes de que el cliente haya realizado un pago, otras en cambio, cobran la totalidad del monto, para posteriormente transferir el bien o realizar el servicio y seguidamente emitir la factura.
Importancia del flujo de caja
Como hemos visto hasta el momento, el flujo de efectivo juega un papel fundamental para la empresa. Y lejos de toda creencia, no es solo un simple control de las entradas y las salidas, sino que mediante esa información, se puedan realizar planificaciones o estrategias que lleven a la empresa a cumplir sus objetivos financieros y por su puesto, generar beneficios.
Entonces la importancia del flujo de caja radica en que tendremos una idea bien precisa de los pagos y los cobros pendientes. La idea es eliminar cualquier retraso que pudieran existir, que afectan notablemente la liquidez en la empresa, cosa que podría generar consecuencias graves. Además de ello, nos permite crear alternativas que nos permitan prevenir dichos inconvenientes o en todo caso, tener a la mano una financiación adicional.
Adicionalmente, a través del flujo de caja la organización podrá tener un margen muy preciso sobre posibles nuevas inversiones, para poder elegir el momento adecuado, sin afectar el funcionamiento o la liquidez en general del negocio.
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