En artículos anteriores hemos resaltado en varias ocasiones la necesidad que tienen actualmente las comunidades de vecinos en nuestro país de dar las riendas a un administrador de fincas profesional. Estos especialistas son los más indicados para gerenciar adecuadamente todo lo que concierne al condominio. La administración de propiedades, cuando se hace correctamente, puede conducir a comunidades más armoniosas y eficientes, donde los conflictos se resuelven de manera efectiva y las decisiones se toman en beneficio de todos.
Desafortunadamente, no todos los profesionales elegidos cumplen a cabalidad con lo que prometen. Ya sea porque no están familiarizados con las necesidades o características de esa comunidad en específica, o porque les falta experiencia. Según un estudio de la Asociación de Administradores de Fincas de 2021, alrededor del 20% de las comunidades han considerado cambiar de administrador debido a insatisfacciones diversas. Y es que en el papel, muchos pueden parecer excelentes, pero en la realidad, su gestión deja mucho que desear.
La consecuencia de una mala administración puede ser devastadora para una comunidad. El impago de propietarios o inquilinos, la falta de coordinación con los servicios, y los problemas legales pueden surgir con más frecuencia de lo esperado. De hecho, muchas comunidades han reportado un aumento en conflictos y tensiones internas debido a una gestión inadecuada. Esta situación no solo repercute en el bienestar de la comunidad, sino también en el valor de las propiedades y en la calidad de vida de los residentes.
Ante este panorama, lo único que queda es buscar alternativas. Pasarle la responsabilidad a alguien más preparado y entregado en su trabajo se vuelve esencial. Por eso, preparamos este artículo para mostrarte cuáles son los pasos para cambiar de administrador de fincas y garantizar que nuestra comunidad esté en las manos adecuadas.
¿Por qué considerar un cambio de administrador de fincas?
Una gestión eficiente de una comunidad de propietarios puede marcar una diferencia notable en la vida cotidiana de los vecinos y en el valor de las propiedades. Sin embargo, como señalamos anteriormente, no todos los administradores cumplen con las expectativas.
Según datos del Colegio Profesional de Administradores de Fincas, más del 15% de las comunidades han considerado o han realizado cambios de administradores en los últimos años. Y es que hay diversos factores que pueden influir en la decisión de cambiar de administrador de fincas en Valencia o en cualquier parte del país. A continuación, detallamos algunas de las razones principales:
- Insatisfacción con la gestión actual: es la razón más común. Si los problemas en la comunidad no se resuelven adecuadamente o si las decisiones no se toman en beneficio de todos, puede ser necesario un cambio.
- Falta de comunicación: un buen administrador debe mantener una comunicación fluida con los propietarios, informando sobre todas las decisiones y acciones tomadas.
- Problemas económicos: si las cuentas no están claras o se detectan irregularidades en la gestión económica, es una señal de alarma.
- No adaptarse a las necesidades específicas de la comunidad: cada comunidad tiene sus particularidades, y el administrador debe ser flexible para adaptarse a ellas.
- Falta de formación o actualización: el mundo de la administración de fincas está en constante evolución. Si el administrador no se actualiza, puede quedarse atrás en cuanto a normativas o herramientas de gestión.
- Problemas legales o conflictos de interés: si el administrador tiene conflictos de interés o enfrenta problemas legales que afectan su desempeño, es razón suficiente para considerar un cambio.
Conociendo estas razones, es fundamental estar atentos a las señales y actuar de manera oportuna para garantizar el bienestar de la comunidad y la correcta administración de los recursos y necesidades de la misma.
Pasos para cambiar de administrador de fincas
Tras comprender la relevancia de un buen administrador y las razones por las que una comunidad podría considerar un cambio, es fundamental saber cómo hacerlo adecuadamente. Las decisiones comunitarias requieren protocolos y pasos específicos para que sean efectivas y, sobre todo, legales.
El cambio de administrador no es un proceso que deba tomarse a la ligera. Es una decisión que puede afectar el bienestar y la organización de toda una comunidad. A continuación, detallaremos los pasos para cambiar de administrador de fincas de forma adecuada y efectiva:
1. Convocar una Junta Extraordinaria
La decisión de cambiar de administrador es competencia de la Junta de Propietarios. Para iniciar el proceso, es necesario convocar una Junta Extraordinaria, que puede ser solicitada por, al menos, el 25% de los propietarios o propietarios que representen el 25% de las cuotas de participación.
La petición debe realizarse por escrito y dirigida al presidente de la comunidad, indicando claramente el motivo de la convocatoria. Una vez convocada, es esencial que en el orden del día se especifique la intención de debatir y votar sobre el cambio de administrador para que todos los vecinos estén informados y puedan participar en la decisión.
2. Preparar y presentar candidaturas
Antes de la junta, es conveniente que los propietarios o el propio presidente busquen y seleccionen candidatos para el cargo de administrador de fincas. Esto se puede hacer a través de recomendaciones, investigando en la zona o consultando en el Colegio de Administradores de Fincas de la región.
Los candidatos seleccionados deben ser presentados en la Junta con una breve descripción de su experiencia, formación y propuesta de gestión. La transparencia en este proceso es clave para que los vecinos puedan tomar una decisión informada.
3. Votación y decisión en la Junta Extraordinaria
Una vez presentadas las candidaturas en la Junta Extraordinaria, es el momento de realizar una votación. El procedimiento para votar puede variar según la comunidad, pero en general, se debe garantizar que todos los propietarios presentes y representados tengan la oportunidad de expresar su preferencia.
La elección del nuevo administrador de fincas deberá ser aprobada por la mayoría de los propietarios presentes, que representen a su vez la mayoría de las cuotas de participación. Es importante tener en cuenta que, según el artículo 17.3 de la Ley de Propiedad Horizontal, será suficiente una mayoría simple para adoptar la decisión de cambio de administrador.
4. Formalizar el acuerdo y notificar al administrador anterior
Tras obtener el acuerdo de la junta para el cambio de administrador, es esencial formalizarlo por escrito. Esto puede hacerse mediante la elaboración de un acta de la reunión en la que se refleje la decisión tomada. Dicha acta debe ser firmada por el presidente y el secretario de la comunidad.
A continuación, es imperativo notificar al administrador actual sobre la decisión tomada, ofreciendo detalles sobre la finalización de su contrato. Esta notificación debe hacerse por escrito y de manera formal, preferiblemente mediante burofax o carta certificada, garantizando que se respeten los plazos establecidos en el contrato con el administrador saliente. Esta etapa es crucial para evitar posibles complicaciones legales o malentendidos.
5. Firma del contrato con el nuevo administrador
Una vez tomada la decisión y notificado al administrador saliente, es hora de formalizar la relación con el nuevo administrador de fincas. Para ello, se elaborará un contrato que especifique las funciones, derechos y obligaciones del administrador, así como la duración del contrato, remuneración y otros aspectos clave.
Es aconsejable que este contrato sea revisado por un experto legal para asegurarse de que proteja los intereses de la comunidad y esté acorde a las leyes vigentes. Además, este documento debe reflejar con precisión lo acordado en la Junta Extraordinaria, garantizando que el nuevo encargado esté comprometido con las expectativas y necesidades de la comunidad.
6. Traspaso de información y documentación
Es fundamental que haya una transición fluida entre el administrador saliente y el entrante. Para ello, el anterior debe proporcionar toda la información y documentación relevante relacionada con la comunidad: balances, actas de reuniones anteriores, información sobre proveedores, deudas pendientes, datos de propietarios, entre otros.
Esta etapa es esencial para que el nuevo administrador de fincas esté al tanto de la situación actual de la comunidad y pueda comenzar su labor de manera efectiva. Es recomendable establecer un plazo determinado para este traspaso y asegurarse de que se entregue toda la documentación necesaria.
Como hemos visto, los pasos para cambiar de administrador de fincas no es tarea sencilla, pero siguiendo una guía adecuada y tomando decisiones asesoradas, las comunidades pueden garantizar un traspaso eficiente y efectivo. Recordar siempre que el objetivo principal es asegurar el bienestar y funcionamiento óptimo de la comunidad. Recomendamos entonces a los propietarios y participantes de las juntas, asesorarse con un despacho especializado para que además de ayudarlos a escoger un administrador de fincas, pueda dar por finalizado el contrario del anterior con todas las de la ley.
