Los eventos empresariales siempre han sido una de las estrategias más efectivas para potenciar un negocio. Y es que, además de ser un recurso muy bueno para presentar productos y servicios, así como para mostrar todo el potencial operativo de una organización, es un excelente mecanismo para mejorar el ambiente laboral y proporcionar entretenimiento, tanto a los colaboradores de la empresa, como para el público en general.
No es un secreto que la aparición del COVID-19 apartó por completo esta estrategia del calendario de la mayoría de empresas, organizaciones e instituciones del mundo. La pandemia obligó a muchos países a establecer medidas restrictivas para disminuir la capacidad de contagio de este virus que ya tiene 2 años cumplidos con nosotros y todavía no termina de ser considerado uno de los mayores problemas de la humanidad.
Afortunadamente, la transformación digital ha hecho posible que la humanidad siga avanzando pese a las restricciones impuestas para controlar el avance del coronavirus. Esto se ha visto inclusive, en el sector eventos dándole paso a una nueva tenencia que llegó para quedarse. Nos referimos a la organización de eventos híbridos.
Los eventos híbridos para empresas, es una alternativa que surgió gracias a los avances tecnológicos en materia de comunicación e información. El cual permite, que la interacción presencial, se combine con lo digital. Y ojo, no se trata solo de que tenga una simple audiencia Online que escuche y vea a un ponente, sino que los participantes a través de diversas aplicaciones, puedan interactuar directamente con el evento, bien sea mediante encuestas, juegos, sorteos, entre otros.
En ese sentido, hemos preparado este artículo para mostrarte las mejores ventajas de los eventos híbridos, no sin antes enseñarte algunas de las características más interesantes de esta tendencia en el mundo de los eventos.
¿Qué son y cómo funcionan los eventos híbridos?
Gracias a la transformación digital que estamos viviendo, los eventos híbridos empresariales surgen como una solución para potenciar el alcance y la generación interacciones con algún producto o servicio que una organización desee potenciar. La idea de estos eventos es combinar la asistencia presencial, (limitada bien sea por la situación sanitaria o si bien, por temas de espacio), con la asistencia digital, aunque también los ponentes pueden estar Online.
Bien mencionábamos, el evento híbrido no se trata de un simple cámara en streaming y una audiencia en vivo escuchando y mirando, sino que esto va mucho más allá. Gracias a las nuevas tecnologías, tanto los exponentes como el auditorio, pueden interactuar con su entorno.
Se pueden establecer situaciones, done los ponentes de manera online hacen sus presentaciones, mientras que la audiencia comenta en directo, ofrece sus impresiones, interactuaran, responden en cuestas. Así como también, se pueden instalar mesas de debate, donde participantes presenciales pueden discutir a carta abierta con otros a distancia.
La verdad es que este tipo de eventos, ofrecen una gran cantidad de oportunidades y opciones, adaptándose muy bien a cualquier tipo de situación o necesidad en específica. Inclusive, sirve para potenciar la comunicación interna, permitiendo realizar reuniones importantes, discusiones sobre proyectos y cualquiera otra necesidad.
Ventajas de los eventos híbridos
Los eventos híbridos empresariales están cada día tomando mayor importancia, debido a a la gran cantidad de ventajas que estos ofrecen; desde una organización menos estresante y accesible para cualquier tipo de organización, hasta las enormes posibilidades de interacción y asistencia que ofrecen las nuevas plataformas digitales, permitiendo crear combinaciones muy creativas entre los físico y lo digital.
Si bien es cierto, ante las medidas sanitarias que aún están presentes en muchas partes del mundo, el evento híbrido es la solución más inmediata, cuando por fin superemos esta situación, seguirán presentando una gran cantidad de beneficios tanto a los que realizan la organización, como a los asistentes.
Conozcamos entonces, las mejores ventajas de los eventos híbridos empresariales:
1. Llega a más personas con menor esfuerzo
No es un secreto que en el pasado organizar un evento que abarcara una gran cantidad de participantes, representaba todo un reto, desde lo logístico, operacional, hasta lo económico y al esfuerzo físico para ejecutarlo casi a la perfección. Lo más desalentador de todo, es que pese a todos los esfuerzos antes mencionados, seguramente no alcanzaremos la meta de asistencia.
Recordemos que, para que una persona asista a un evento, hay una gran cantidad de factores que deben cumplirse. Primero y el más importante, el interés, segundo la locación, y por último la disposición de tiempo. Con los eventos digitales eliminamos gran cantidad de trabas, ya que el único esfuerzo que tiene que hacer la audiencia es sentarse y hacer un clic en su ordenador.
Lo mejor de todo es que, sabemos que la transformación digital a roto límites de tiempo y espacio, permitiendo contar con asistentes y expositores de cualquier parte del planeta y a cualquier hora.
2. Podrás registrar datos importantes
Si una cosa debemos destacar del mundo digital es que se puede recopilar una gran cantidad de datos importantes, que nos permitirán evaluar de manera precisa el resultado de nuestras acciones. En el caso de los eventos híbridos, las diversas plataformas Online recopilan toneladas de datos sobre los participantes, cosa que hace posible monitorear la experiencia de los asistentes, desde cómo interactuaron con cada ponencia, qué sesiones vieron, en qué mostraron interés y mucha más información de interés para los organizadores del evento.
Esto hará que futuros eventos sean mucho más eficientes al momento de emitirse, así como tomar ideas para los productos y servicios ofrecidos durante el desarrollo de esto. Obviamente, para recopilar esta información es necesario respetar el GDPR y tener la aprobación de todos los participantes.
3. Reducción de costos y aumento del retorno de la inversión
En la organización de un evento empresarial siempre estaba ligado a una gran cantidad de gastos, por ejemplo; el alquilar de un local con proporciones justas para la agencia, el contratar un servicio logístico para la manutención de los participantes, así como asegurar la seguridad y el bienestar de los asistentes, por nombrar algunas.
Con los eventos híbridos muchos de estos gastos quedan reducidos enormemente, ya que la idea es recibir solo a un grupo reducido de participantes de manera presencial, por lo que se puede disponer de un lugar más pequeño y un catering reducido. Adicionalmente, para los asistentes también supone un ahorro considerable, como por ejemplo, desplazamiento, alojamiento (en caso que sea fuera de su localidad), consumibles y otros gastos añadidos.
Si bien es cierto que, vamos a recibir a muchos menos personas de manera presencial, esto no necesariamente quiere decir que tendremos menos ganancia, ya que nuestra audiencia puede ser inmensa en las plataformas digitales. Además, tendremos un mejor control del rendimiento, por lo que se podrá recopilar información no solo de las cifras reales de asistentes, sino cómo se involucraron e interactuaron. Datos fundamentales para mejorar futuros eventos a organizar o cualquier estrategia e marketing que debamos implementar.
Las ventajas de los eventos híbridos empresariales nos hacen pensar que, los presenciales poco a poco serán cada vez menos frecuentes. Inclusive, después que superemos por completo esta pandemia, esta manera de organizar eventos seguirá siendo la mejor opción a considerar.
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