En otros post hemos hecho énfasis en que los eventos empresariales son uno de los recursos más interesantes para potenciar la imagen de un negocio y, por qué no, conseguir uno que otro contrato importante o socio comercial de gran valor. Este tipo de reuniones ofrecen una oportunidad única para fortalecer la red de contactos, mostrar los productos o servicios de la empresa y crear alianzas estratégicas en un entorno profesional. Sin embargo, para maximizar realmente el impacto de estos eventos, es obligatorio que todo funcione de manera impecable, y eso incluye garantizar una conexión a internet robusta y eficiente.
Por ello, además de toda la preparación habitual que implica organizar un evento, es imperativo asegurar que el internet esté a la altura de las expectativas. Esto significa una conexión que permita a todos los asistentes mantenerse conectados sin interrupciones, con la velocidad y estabilidad necesarias para respaldar presentaciones en vivo, transmisiones en redes sociales, y la posibilidad de interactuar con otros asistentes o con la empresa organizadora.
La conectividad debe operar al 100%, sin retrasos, sin caídas y con la seguridad necesaria para proteger la información de los usuarios. Esto no solo mejora la experiencia de los asistentes, sino que también facilita que las empresas involucradas proyecten una imagen profesional y confiable. Desde la perspectiva del organizador, disponer de una infraestructura de wifi para ferias efectiva y segura no solo responde a las expectativas de los asistentes, sino que también impulsa el éxito del evento al reducir el riesgo de problemas técnicos que puedan afectar su desarrollo.
A continuación, analizaremos 5 estrategias de conectividad para eventos que cualquier organizador debería considerar para ofrecer una experiencia completa y sin interrupciones.
5 Estrategias de conectividad para eventos que debemos considerar
Hoy en día para que un evento empresarial realmente sea memorable, no basta únicamente con tener una buena organización, la conectividad se ha convertido en la piedra angular sobre la cual los organizadores deben trabajar para garantizar que el evento transcurra sin inconvenientes, con una red confiable y a prueba de fallos.
La rapidez y estabilidad de la conexión son claves, especialmente cuando se trata de eventos empresariales donde cada segundo cuenta y la necesidad de transmitir en vivo o interactuar con la audiencia es constante. Una conexión que responda adecuadamente permitirá que las interacciones digitales fluyan sin interrupciones, optimizando así cada momento del evento.
A continuación, analizaremos cinco estrategias de conectividad para eventos imprescindibles, que permitirán que cualquier feria o encuentro empresarial se desarrolle con la calidad que los asistentes esperan. Estas estrategias abarcan desde la planificación previa hasta el soporte técnico en tiempo real, asegurando que la conectividad sea siempre un apoyo y nunca un obstáculo para el éxito del evento.
Estrategia 1: Evaluación de necesidades de conectividad
La planificación de un evento comienza con una evaluación exhaustiva de las necesidades de conectividad. Cada feria es única, y el tipo de actividad, el número de asistentes y las demandas de los expositores influirán directamente en la infraestructura de red que se requerirá. Antes de elegir el equipo o los servicios de internet, el organizador debe hacer un análisis pata estimar el ancho de banda, requerimientos de velocidad y los dispositivos que se utilizarán.
La evaluación debe incluir aspectos como el número de asistentes que requerirán conexión simultánea y el tipo de actividades que se realizarán en el evento. Por ejemplo, una conferencia que incluya transmisiones en vivo y presentaciones multimedia necesitará más capacidad que una feria sin actividades interactivas.
Los organizadores deben calcular cuántos dispositivos estarán conectados en todo momento y prever posibles incrementos de tráfico. De esta manera, podrán evitar saturaciones y asegurar que el internet para ferias funcione de manera óptima, ofreciendo una experiencia de calidad para todos los participantes.
Estrategia 2: Selección de un proveedor de WiFi confiable
Una vez que se tiene claro el nivel de conectividad necesario, es fundamental seleccionar un proveedor de WiFi confiable. La elección del proveedor de internet puede ser determinante en el éxito del evento, ya que un servicio inadecuado puede provocar interrupciones y afectar la percepción de profesionalismo de los organizadores.
WiFi Revel es una opción recomendada que ofrece soluciones integrales de conectividad para eventos, adaptándose a las necesidades específicas de cada cliente. Su experiencia en el sector garantiza una conexión estable y de alta calidad, lo que resulta fundamental para eventos de gran magnitud.
Al elegir un proveedor, es importante considerar factores como la velocidad de conexión, la cobertura, el soporte técnico en tiempo real y la flexibilidad para adaptarse a los cambios de último minuto. Las empresas deben buscar proveedores que ofrezcan una amplia cobertura en toda la sede del evento y que dispongan de un equipo de soporte técnico que pueda atender cualquier inconveniente de inmediato.
Estrategia 3: Planificación de la infraestructura de red
Una vez seleccionado el proveedor, el siguiente paso es planificar la infraestructura de red de manera estratégica. La distribución de puntos de acceso, la cobertura y la capacidad de la red deben ser diseñadas cuidadosamente para asegurar que todos los asistentes tengan una conexión óptima sin importar en qué área del evento se encuentren.
Este proceso implica determinar la ubicación de los routers y otros equipos, así como garantizar que cada zona tenga el ancho de banda necesario para manejar la carga de usuarios prevista.
Algunas tecnologías y opciones a considerar:
- WiFi 5: adecuado para eventos de tamaño medio con una cantidad moderada de usuarios.
- WiFi 6: ideal para eventos de gran envergadura, como conferencias y ferias con miles de asistentes, ya que gestiona mejor la densidad de usuarios.
- Módems móviles de respaldo: una opción útil en áreas remotas o donde la infraestructura fija es limitada.
- Conexiones por cable: recomendada para áreas de alta prioridad como stands de expositores principales o estaciones de control de redes.
Para eventos de alta densidad, se recomienda optar por WiFi 6, ya que su capacidad para gestionar múltiples conexiones y su baja latencia ofrecen una experiencia de mayor calidad. La correcta planificación de la infraestructura asegura que el evento tenga la capacidad de adaptarse a las demandas cambiantes del tráfico de datos.
Estrategia 4: Ofrecimiento de opciones de conexión múltiples
Una buena estrategia de conectividad para eventos debe incluir opciones de conexión variadas que respondan a las necesidades específicas de los asistentes. Ofrecer tanto una conexión gratuita como opciones premium permite que cada usuario elija la que mejor se adapte a sus necesidades. La conexión gratuita puede tener una velocidad moderada, mientras que la premium garantiza una conexión más rápida y sin limitaciones, ideal para quienes necesitan una conectividad constante y de alta calidad.
Por otro lado, segmentar la red en diferentes niveles de acceso mejorará la experiencia de los usuarios, optimizando al tiempo el rendimiento de la red. Esta segmentación permite que los expositores, el equipo de producción y otros usuarios con necesidades específicas tengan una conexión dedicada, evitando la congestión de la red y garantizando la calidad del internet para ferias.
Estrategia 5: Monitoreo y Soporte Durante el Evento
Por último, es importante mantener un monitoreo constante de la red y un soporte técnico en tiempo real, esto garantizará que la conectividad se mantenga estable y eficiente. Por ello, contar con un equipo de soporte técnico presente en la sede del evento permite resolver cualquier problema de conectividad de manera inmediata, evitando interrupciones que puedan afectar la experiencia de los asistentes y el desarrollo general del evento.
La supervisión continua también ayuda a identificar y resolver cuellos de botella antes de que se conviertan en un inconveniente.
Para el monitoreo y el soporte, algunas herramientas recomendadas son:
- Cisco Meraki: excelente para la gestión remota de redes y el monitoreo en tiempo real de la actividad de la red.
- Ubiquiti Networks UniFi: ofrece control de la red, ideal para eventos de gran tamaño, con una interfaz intuitiva.
- NetSpot: útil para analizar la cobertura y la potencia de señal de WiFi, ideal para detectar zonas de baja conectividad.
- SolarWinds Network Performance Monitor: permite monitorear el rendimiento de la red y solucionar problemas de forma rápida.
Estas herramientas permiten que el equipo de soporte se mantenga al tanto del rendimiento de la red en todo momento, asegurando que el evento se desarrolle sin complicaciones y que la experiencia de conectividad sea de primera calidad.
La conectividad se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito de cualquier evento o feria. A través de una planificación cuidadosa y la implementación de estrategias de conectividad para eventos, es posible garantizar que los asistentes disfruten de una experiencia de red óptima, sin interrupciones y con la seguridad necesaria para proteger sus datos.
