Una cosa nos ha enseñado este 2020, ninguna empresa en el planeta está exenta de estar en riesgo. Con la aparición de la pandemia por COVID-19, muchas empresas que se consideraban super poderosas, que se creía que estaban muy establecidas en el mercado internacional, sufrieron un grave revés que, puso en jaque a más de una. Entre las más reconocidas está; le Cirque Du Soleil, Latam y Aeroméxico, quienes se tuvieron que declarar en quiebra, tras no resistir los embates del nuevo coronavirus. Es por ello que, ahora más que nunca es imprescindible contar con un buen plan de continuidad del negocio.
No importa si se trata de una pyme, o de una empresa internacional con más de 500 colaboradores, siempre hay una latente posibilidad de que, internamente o de forma externa puedan ocurrir situaciones desfavorables que pongan en juego la continuidad de la misma. Es importante que las empresas tengan capacidad de reaccionar ante situaciones adversas, y seguir operando de forma continuada, sin afectar la operatividad ni la productividad.
En ese sentido, toda empresa que se considere exitosa debe contar con un plan de continuidad del negocio, que les permita estar preparado ante cualquier circunstancia sobrevenida, y salir de la crisis, de la mejor manera posible. En este artículo, ten enseñaremos la importancia de contar con una buena gestión de continuidad del negocio; te describiremos cómo elaborar un plan en tan solo 4 fases.
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¿Qué es la continuidad del negocio?
Una cosa debemos tener claro, por más excepcionales que podamos ser en nuestro trabajo, no podemos adivinar lo que nos deparará el futuro. De tal manera, debemos estar preparados, para adaptarnos y afrontar cualquier problema inesperado en el entorno.
Entonces, esa preparación podemos llamarla como continuidad del negocio, o plan de continuidad. Es un plan, previamente deliberado para saber actuar de manera más eficiente ante cualquier problema que ponga en riesgo la continuidad de las operaciones regulares dentro de una compañía.
La gestión de la continuidad del negocio (GCN), también conocido como plan de continuidad del negocio (BCP); busca establecer directrices preventivas a seguir para que, en situaciones de riesgo, se puedan mantener altos niveles de operatividad y productividad, con el fin de mantener intacto los intereses de la empresa.
Es decir; una empresa con una gestión de la continuidad del negocio, estará preparada para sobrevivir a un desastre o a un riesgo concretado. Adicionalmente, tendrá planes específicos para restablecer todas las actividades de la compañía de forma eficaz.
Importancia de un plan de continuidad del negocio
Como hemos estado comentando, nadie está exento a los problemas, ni las grandes empresas y mucho menos las pymes. Hemos sido testigos de que, un simple virus puede desmoronar economías enteras, en cuestión de meses. Estar preparados ante los riesgos, es lo que puede marcar la diferencia en situaciones apremiantes.
Existen una gran cantidad de riesgos que podrían afectar de manera significativa la operatividad de las empresas. A continuación, vamos a describir los más comunes:
- Escasez de personal, falta masiva de los colaboradores
- Falta de proveedores críticos
- Problemas en la infraestructura física (galpones, edificios, oficinas, etc.)
- Fallas en las maquinarias, herramientas y hardware informático
- Vulneraciones tecnológicas
- Ausencia de los servicios
- Pandemias, estallido social, desastres naturales, etc.
No importa cuál sea el riesgo, con un buen BCP las organizaciones se pondrán preparar con estrategias y herramientas, para reestablecer los servicios básicos necesarios que, como negocio necesitan para garantizar la operación de sus actividades. Con esto, buscar minimizar los embates de la crisis, y fortalecer cualquier respuesta que deban dar ante estos eventos. Eso sí, garantizando minimizar en primera instancia, las pérdidas humanas, luego materiales y económicas.
Desafortunadamente para las empresas que no se encuentren preparadas con una gestión de continuidad del negocio, no tendrán capacidad para recuperarse ante posibles crisis. De tal forma que estarán mucho más propensas a perder la continuidad de sus operaciones, o en el mejor de los casos, tener mucha dificultad para volver a funcionar como antes, y por ende disminuir sus ingresos drásticamente.
Pasos para crear un plan de gestión del negocio
Lo hemos repetido en varias ocasiones durante el artículo, aun así vale la pena recordarlo nuevamente; no importa si se trata de un emporio, institución o micro empresa, un plan de gestión del negocio es totalmente necesario para asegurar la continuidad de la misma, en caso de circunstancias adversas.
Como toda estrategia, requiere de la creación de un plan de continuidad que, debe involucrar diferentes pasos obligatorios para que se garantice la eficacia del mismo.
A continuación, las fases:
- Análisis y evaluación de los riesgos: por obvias razones no vamos a poder enfrentarnos a todos los riesgos. No obstante, es posible realizar una matriz de los riesgos más comunes en nuestro rubro, con un orden de jerarquía, de mayor probabilidad a menor probabilidad. Adicionalmente, debemos evaluar cuales son los efectos de dichos riesgos dentro de la empresa, es decir; cómo se verá afectada la operatividad de la misma en cada situación.
- Determinación de estrategias: una vez hayamos delimitado los riesgos, desde los más probables a los menos probables, debemos ahora elegir las estrategias que podemos implementar en cada caso. Estas estrategias deben estar orientadas con la metodología SMART; especificas, medibles, alcanzables, reales y en un tiempo determinado.
- Ejecución del plan: en caso de que realmente algún suceso se cumpla, poniendo en tela de juicio nuestras actividades y la continuidad de la empresa. Hay que poner en marcha el sistema de respuesta elaborado en la etapa anterior, de esta manera hacer frente a la emergencia. Para ello debemos iniciar con el análisis de la situación inicial; seguidamente es necesario recopilar toda la información necesaria en la brevedad posible; luego, se debe conocer el volumen de los riesgos; para luego empezar la toma de las primeras decisiones.
- Revisión y mantenimiento del plan: como debemos intuir, todo el plan de continuidad del negocio debe estar debidamente documentado. Adicionalmente, se deben realizar simulaciones y simulacros cada cierto tiempo, para verificar la efectividad del plan. Por otro lado, como todo está en constante evolución, lo más recomendable es que el plan de continuidad también se actualice y se perfeccione.
Cada gerente o dueño de empresa debe proteger los intereses de su empresa, no importa en la situación que se encuentre. Lo ideal siempre es crear un negocio competitivo, para que pueda hacer frente en el mercado, pero también debe saber afrontar las situaciones desfavorables. Operar con un plan de continuidad del negocio es crucial. En caso que no dispongas de uno, te recomendamos buscar la asesoría de empresas como Edventure – Consultoría Financiera, quienes te ayudarán a formular el que mejor se adapte a la situación de tu pyme o empresa.
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