Hay un refrán muy popular que dice “divide y vencerás”, una máxima que en el mundo empresarial adquiere un significado especial, pero no en términos de competencia, sino en la gestión interna: delega funciones, y triunfarás. Esta filosofía se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas que buscan prosperar en la era digital. El concepto de “outsourcing administrativo” es una manifestación directa de este principio, representando no solo una estrategia para simplificar operaciones, sino también un enfoque innovador para potenciar la eficiencia y la competitividad.
La optimización de recursos y procesos a través del la tercerización de actividades administrativas, permite a las organizaciones concentrarse en sus competencias esenciales, dejando en manos de expertos externos tareas como la gestión documental, la administración de recursos humanos, y otros servicios especializados. Esto permite reducir notablemente la carga operativa, y además, facilita una mayor flexibilidad y adaptabilidad frente a los cambiantes desafíos del mercado.
Además, la integración de tecnologías avanzadas en estos servicios, han mostrado resultados significativos en términos de ahorro de costes y mejoras en la toma de decisiones. Las estadísticas revelan que empresas que adoptan estrategias de outsourcing pueden experimentar incrementos notables en su eficiencia operativa, al tiempo que mantienen o incluso mejoran la calidad de sus servicios.
En este artículo, queremos analizar cómo el outsourcing administrativo, particularmente en áreas como la gestión documental, está transformando el panorama empresarial. Conoceremos sus beneficios y además, haremos un repaso, de cómo este servicio ha ido evolucionando con el paso de los años y la llegada de recursos tecnológicos.
La evolución del outsourcing administrativo: Un vistazo histórico y su transformación en el tiempo
Como podemos imaginarlo, el outsourcing administrativo ha experimentado una evolución notable, reflejando los cambios en la economía global y las necesidades empresariales. Desde los enfoques iniciales centrados en la reducción de costos hasta las estrategias actuales que integran tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial, esta práctica ha mostrado su capacidad para adaptarse y ofrecer soluciones innovadoras.
Un ejemplo de esta transformación es la aparición de la secretaria online, un servicio que combina la eficiencia tecnológica con la asistencia administrativa personalizada, demostrando cómo el outsourcing puede proporcionar valor más allá del ahorro económico.
A continuación, presentamos un cuadro descriptivo de la evolución del outsourcing administrativo:
| Década | Características | Ejemplos de funciones externalizadas |
|---|---|---|
| 1960-1970 | Inicios: Se enfocaba principalmente en la reducción de costos. | Nóminas, contabilidad, limpieza, seguridad. |
| 1980-1990 | Especialización: Las empresas buscaban proveedores especializados en áreas específicas. | Recursos humanos, contabilidad financiera, gestión de TI, atención al cliente. |
| 2000-2010 | Globalización: Se buscaba mano de obra más barata en países en desarrollo. | BPO (Business Process Outsourcing), desarrollo de software, telemarketing. |
| 2010-2020 | Innovación: Se buscaba mayor valor y flexibilidad en los servicios. | Nube, automatización, análisis de datos, transformación digital. |
| 2020-presente | Estrategia: El outsourcing se integra como parte de la estrategia global del negocio. | Inteligencia artificial, blockchain, robotic process automation (RPA), gestión de riesgos. |
Veamos ahora, qué se perfila para el presente y futuro de la tercerización administrativa:
- Aumento de la automatización: se espera que la automatización remplace tareas repetitivas, liberando a los empleados para que se enfoquen en tareas más estratégicas.
- Nuevos modelos de colaboración: se busca una mayor colaboración entre las empresas y sus proveedores de outsourcing.
- Énfasis en la seguridad y la confidencialidad: se toman medidas para asegurar la protección de la información confidencial de las empresas.
- Outsourcing nearshore: se busca proveedores de outsourcing en países cercanos para tener una mejor comunicación y control.
Beneficios del outsourcing administrativo
La evolución del outsourcing administrativo, tal como hemos estudiado previamente, sienta las bases para comprender sus múltiples beneficios en el panorama empresarial actual. Estos no solo reflejan la adaptación de las empresas a las demandas de un mercado dinámico, sino también la búsqueda de optimización y excelencia operativa.
A continuación, presentamos cinco beneficios clave del outsourcing administrativo, cada uno con su respectiva explicación y ejemplos prácticos.
1. Reducción de costes
El outsourcing administrativo permite una significativa reducción de costes en diversas áreas. Al externalizar servicios administrativos, las empresas evitan gastos relacionados con salarios, infraestructura y capacitación. Por ejemplo, con la contabilidad, una empresa puede ahorrar hasta un 50% en comparación con mantener un departamento interno. Esto se debe a que se eliminan los costos asociados a la contratación y mantenimiento de personal especializado, así como la inversión en infraestructura tecnológica necesaria para realizar estas tareas.
Además, se reduce la necesidad de inversión en formación continua, ya que una empresa de outsourcing administrativo está en la obligación de mantener a su personal actualizado con las últimas tendencias y prácticas del sector.
2. Mayor eficiencia
La externalización de tareas administrativas conlleva una mejora notable en la eficiencia. Los proveedores especializados tienen una mayor experiencia y capacidad para ejecutar estas tareas de manera eficaz. Por ejemplo, un servicio de atención al cliente, pueden ser mucho más especializado y disponible las 24 horas del día, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
Esta eficiencia se ve también reflejada en la optimización de procesos. Los proveedores utilizan tecnologías avanzadas y mejores prácticas para maximizar la eficacia de los procesos administrativos.
3. Acceso a tecnología y talento
El outsourcing administrativo abre las puertas a tecnologías de punta y a un talento especializado difícil de acceder de otro modo. Los proveedores cuentan con las últimas herramientas tecnológicas y un equipo de profesionales altamente calificados en distintas áreas administrativas.
Este acceso no solo implica la utilización de tecnologías avanzadas, sino también la garantía de mantenerse al día con las tendencias del mercado. Los proveedores se encargan de actualizar tanto la tecnología como el conocimiento, asegurando que las empresas se mantengan competitivas y relevantes en su sector.
4. Mayor flexibilidad
La flexibilidad es otro beneficio clave del outsourcing administrativo. Permite a las empresas escalar sus recursos según las necesidades del momento, adaptándose rápidamente a los cambios del mercado. En el caso de una empresa que desee aumentar o disminuir su inversión en marketing, puede hacerlo con su equipo externalizado según sus necesidades actuales, permitiendo una mayor adaptabilidad y respuesta a las condiciones del mercado.
5. Mejores resultados
Por último y lo más importante, el outsourcing administrativo contribuye a una mejora en la calidad de los servicios ofrecidos y a una reducción de los riesgos asociados con las tareas administrativas. Los proveedores especializados suelen ofrecer servicios de mayor calidad que los que una empresa podría realizar internamente, gracias a su experiencia y especialización.
Esto también implica una transferencia del riesgo. Al externalizar ciertas tareas, la empresa outsourcing transfiere parte del riesgo operativo al proveedor, lo cual puede resultar en una mayor estabilidad y seguridad operativa. Así, las empresas no solo mejoran la calidad de sus servicios administrativos, sino que también se benefician de una gestión de riesgos más eficiente y efectiva.
Como hemos visto, el outsourcing administrativo, como en el caso de externalizar el departamento de compras, representa una estrategia esencial para las empresas modernas. Ofrece beneficios tangibles en términos de eficiencia, reducción de costes, acceso a tecnología avanzada, flexibilidad y mejora de resultados, fundamentales en el dinámico entorno empresarial actual.
