En un mundo empresarial en constante evolución, las pequeñas y medianas empresas están buscando nuevas estrategias para mantenerse competitivas. Y una de esas tácticas ganadoras es externalizar servicios administrativos. Se trata de un servicio que busca delegar ciertas tareas a terceros en lugar de hacerlas internamente la organización. Esto puede abarcar una amplia gama de funciones, desde contabilidad y recursos humanos hasta servicio al cliente y logística.
Ahora, es posible que te estés preguntando: ¿Por qué alguien haría eso? Bueno, hay varias razones convincentes, te adelantamos algunas; permite a las pymes concentrarse en lo que mejor saben hacer: su negocio principal. En lugar de gastar tiempo y energía en tareas administrativas, pueden enfocar sus esfuerzos en la innovación, el desarrollo de productos o la expansión de la base de clientes. Por otro lado, también es una manera efectiva de reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.
Y no solo eso, asimismo permite el acceso a expertos y tecnología de punta que pueden no estar disponibles internamente. ¿Necesitas un especialista en impuestos o alguien que maneje las novedades de las redes sociales? Un proveedor de servicios externos probablemente tiene a esa persona en su equipo. Y como la mayoría de estos proveedores trabajan con múltiples clientes, suelen estar al día con las últimas tendencias y tecnologías.
¿Atractivo, verdad? Pues, en este artículo, vamos a profundizar en el tema. Queremos estudiar los distintos servicios administrativos que se pueden delegar a expertos, para luego evaluar las ventajas de externalizar servicios administrativos para Pymes. Si estás buscando maneras de impulsar tu negocio, te animo a que sigas leyendo. Te prometo que valdrá la pena.
¿Qué servicios administrativos pueden ser externalizados por las Pymes?
¿Sabías que casi cualquier tarea administrativa puede ser externalizada? Sí, has leído bien. Desde la contabilidad y los recursos humanos hasta el marketing y la atención al cliente, todo puede ser manejado por expertos externos. A continuación, hemos reunido los principales departamentos que pueden ser totalmente externalizados:
1. Contabilidad y finanzas
Imagina tener a tu disposición un equipo completo de expertos en contabilidad sin tener que contratarlos internamente. La externalización de servicios de contabilidad y finanzas nos proporciona exactamente eso. Desde el registro de transacciones financieras hasta la preparación de informes y la gestión de impuestos, un proveedor externo puede manejar todas las tareas financieras. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión de los datos y cumple con las regulaciones financieras.
2. Gestión de recursos humanos
Sabemos que una de las áreas que más demanda tiempo es el de gestión de recursos humanos. Y es que implica muchas tareas, desde la contratación y la formación hasta la gestión de nóminas y beneficios. Al externalizar estas funciones, las pymes se aseguran del cumplimiento de las leyes laborales, al mismo tiempo que atraen y retienen a los mejores talentos, sin necesidad de que el departamento de RR.HH de la organización, esté sobresaturado de tareas.
3. Servicios de marketing y publicidad
El mundo del marketing está en constante evolución, y mantenerse al día con las últimas tendencias puede ser un desafío. Un proveedor de servicios de marketing puede llevar a cabo investigaciones de mercado, desarrollar estrategias, gestionar campañas publicitarias, e incluso manejar las redes sociales y el SEO.
4. Soporte de tecnología de la información
Desde la gestión de redes y sistemas hasta el soporte técnico y la seguridad cibernética, un proveedor de IT puede mantener la infraestructura tecnológica de una empresa funcionando sin problemas. Además, pueden ayudar a las pymes a mantenerse al día con las últimas innovaciones tecnológicas.
Ventajas de externalizar servicios administrativos para pymes
En el panorama empresarial actual, las pymes buscan estrategias eficientes para optimizar sus operaciones y mejorar su competitividad. Es aquí donde la externalización de servicios administrativos ha demostrado ser una estrategia poderosa.
Según un estudio de Deloitte de 2020, el 59% de las empresas encuestadas afirmaron que la externalización resulta en una notable mejora en el desempeño de sus empresas. Para ver esto de manera más cercana, reunimos las principales ventajas de externalizar servicios administrativos para pymes:
A. Reducción de costos
Es un hecho que tener una plantilla interna completa puede resultar en gastos significativos. Por ello, al externalizar ciertos servicios administrativos, este tipo de empresas pequeñas pueden reducir costos significativamente. El ahorro proviene de la eliminación de gastos de contratación, formación, salarios y beneficios, sin mencionar los costos operativos y de infraestructura.
Por otro lado, la externalización convierte los costos fijos en variables, lo que permite a las empresas ajustar sus gastos según sea necesario.
B. Mayor enfoque en las competencias centrales
Cuando las tareas administrativas son manejadas por expertos externos, las organizaciones pueden concentrarse en lo que mejor saben hacer: producir. Esto permite a los equipos internos centrarse en la estrategia, el crecimiento y la innovación, sin las distracciones de las tareas administrativas.
C. Acceso a expertos y tecnología avanzada
La externalización también ofrece acceso a un equipo de expertos con habilidades y conocimientos especializados en su área. Además, muchos proveedores de servicios externos utilizan tecnología de vanguardia para mejorar la eficiencia y la precisión de su trabajo. Esto significa que las pymes, sin un capital muy abultado pueden pueden beneficiarse de los conocimientos e implementar tecnología más avanzados sin tener que realizar una gran inversión inicial.
D. Mayor flexibilidad y escalabilidad
Por último, contratar este tipo de servicios proporciona a las pymes la flexibilidad para escalar sus servicios arriba o abajo según sea necesario. Esto es especialmente útil para las empresas en crecimiento o para aquellas que experimentan fluctuaciones estacionales. Con la externalización, se puede ajustar fácilmente el nivel de servicios según las necesidades del negocio.
Cómo elegir un proveedor de servicios de externalización de confianza
Ahora bien, teniendo en cuenta las ventajas, seguramente ya te viene llegando la idea de empezar con la externalización. Sin embargo, para realmente empezar a sacarle todo el provecho a estos servicios, es necesario informarnos bien y elegir un proveedor de alta calidad y que encaje con las necesidades y requerimientos del negocio.
Por ello, la elección de un proveedor de servicios de externalización de confianza es crucial para garantizar que las tareas se manejen de manera eficiente y que los beneficios se perciban plenamente. Pero, ¿Cómo podemos asegurarnos de que estamos eligiendo el proveedor adecuado?
Para ayudarte, preparamos algunos consejos que te permitirán elegir el proveedor adecuado para nuestro negocio:
- Experiencia y reputación: el proveedor debería tener una trayectoria sólida en la prestación de los servicios que buscas externalizar. Revisa las reseñas de clientes y estudios de caso para obtener una idea de su desempeño.
- Competencias técnicas: es obligatorio que la empresa demuestre contar profesionales con la habilidad y el conocimiento para manejar las tareas que planeas externalizar. Pregunta sobre su proceso, las herramientas que usan, y su experiencia en tu industria.
- Comunicación y servicio al cliente: un buen proveedor se comunicará de manera abierta y transparente, además estará disponible cuando se necesite. Pregunta cómo manejan las consultas de los clientes y cómo te mantendrán informado sobre el progreso.
- Flexibilidad y escalabilidad: también deben ser capaces de ajustarse a nuestras necesidades cambiantes. Pregunta sobre su capacidad para escalar los servicios arriba o abajo según sea necesario.
- Valores y cultura: por último, la empresa debe compartir los valores y cultura corporativa de nuestra organización. Esto asegurará una relación de trabajo armoniosa y efectiva.
Como hemos visto, externalizar servicios administrativos para Pyme es una idea totalmente ganadora, sin embargo debemos elegir un proveedor adecuado. Consideremos los factores mencionados para asegurarnos de que nuestra selección se alinee con las necesidades del negocio. Recuerda, que estos servicios son más que una simple transacción; es una asociación. Al elegir el proveedor adecuado, puedes hacer que esta asociación sea beneficiosa para todos, llevando tu pyme al siguiente nivel de éxito y eficiencia. ¡La elección correcta es el primer paso hacia un camino brillante de crecimiento!
