Son muchas las razones por las que un dueño de empresa se puede ver en la necesidad de cambiar de lugar de operaciones comerciales y mudarse de oficina. Desde requerir mayor espacio por temas de crecimiento, mejorar su ubicación para atraer más clientes o simplemente por reducir costos de servicios y alquileres. En cualquier caso, esta no es del todo una decisión fácil de tomar e implica una serie de retos que pueden parecer una montaña muy cuesta arriba.
Aunque son muchas las consideraciones a tomar, una vez decidido no queda más camino que hacerle frente al proceso, y de hecho, la manera en cómo dedicas abordarlo puede marcar una gran diferencia entre que algo rápido y sencillo o una auténtica pesadilla. Por ello, para ayudarte a aclarar un poco las ideas, en este artículo hemos decido brindarte una serie de recomendaciones para que tu proceso de traslado de oficina sea más llevadero.
Lo retos a los que te deberás enfrentar al mudarte de oficina
Bien sea que decidas realizar un traslado por cuenta propia o inclinarte por un servicio de mudanzas en Sevilla por ejemplo, la planificación y organización es clave. En una mudanza mal planificada todo puede salir mal, desde extraviarse materiales, averiar herramientas de trabajo, retrasar el proceso más de la cuenta y así un largo etcétera.
Tomando en cuenta que cada uno de estos escenarios se traducen en prácticamente lo mismo; deficiencia en la productividad laboral y probablemente muchos dolores de cabeza, quizás quieras pensarlo dos veces antes de tomarte este proceso a la ligera.
En este sentido, sean cuáles sean las razones por las que hayas decidido cambiar tu centro de operaciones, tendrás que tomar en cuenta:
1. Logística y planificación
Planear una mudanza de empresa implica mucho más que coordinar el transporte de equipos, suministros y mobiliario, también requiere hacer frente a otro tipo de gestiones como sería el acondicionamiento del nuevo local, cambios en los contratos de servicios, elección de una nueva tarifa eléctrica, notificación a clientes y proveedores, por nombrar algunas.
Todo estos cambios no se realizan de la noche a la mañana y en caso de no querer afectar nuestra productividad como empresa, lo mejor es tomarse el tiempo para idear una logística y planificación adecuada.
2. Tiempo y costo
Si bien hay empresas de mudanzas en Sevilla o en muchas ciudades de España que ofrecen este servicio en tiempo récord, igualmente se requerirá tiempo para el embalaje pertenencias, desmontaje de mobiliario, traslado respectivo y nuevamente el montaje, todo esto conlleva a gastos y también a la inactividad por al menos un par de días. Además, en caso de ser una oficina más pequeña se podría también requerir el pago de servicios de guardamuebles mientras se gestiona una solución.
3. Protección de información delicada o confidencial
Durante este tipo de mudanzas es esencial proteger la información delicada para mantener la confidencialidad, cumplir con los requisitos legales, proteger la seguridad y la propiedad intelectual de la empresa. Las empresas manejan muchos documentos que pueden incluir datos sensibles de clientes, empleados, finanzas, entre otros.
Proteger esta información asegura que no caiga en manos equivocadas y se mantenga confidencial. Además la protección de datos personales es un requisito legal en nuestro país, y cualquier fuga accidental o no, puede resultar en sanciones o dañar la reputación de la empresa. Bien sea una mudanza por cuenta propia o mediante servicios profesionales, te recomendamos mantener especial atención en el manejo de documentos.
4. Adaptación al nuevo entorno
Es probablemente uno de los mayores retos de mudarse de oficina, más aún cuando implica un cambio de ciudad o después de un largo período en un mismo lugar. Los seres humanos queramos o no, somos de rutinas y adaptarse a nuevos entornos nos tiende a resultar complicado al inicio.
Ante esto, no hay mejor recomendación que afrontar los cambios con la mejor actitud y disposición, mientras vamos cogiendo el ritmo al nuevo entorno. En cuanto a los empleados que nos acompañaron en la travesía, también darles la oportunidad de adaptarse a su manera a la nueva rutina, brindándoles las facilidades para que el cambio no sea tan traumático o desfavorable.
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