La automatización de las empresas es una “realidad palpable” desde hace unos años. Muchas empresas ya han tomado la determinación de digitalizar parte de sus procesos y los que todavía no lo hacen, están obligadas hacerlo en los próximos años o serán desplazadas totalmente por las que sí.
Está más que comprobado que la transformación digital es un proceso necesario, pero no por el caché de llevar a la empresa a la última tecnología, sino que realmente representa una mejora importante en cuanto a la productividad y eficiencia en las operaciones.
Posiblemente uno de los departamentos más beneficiados con estos software para empresas son recursos humanos, contabilidad, finanzas e inventarios. De hecho, de acuerdo a estudios que se han realizado para medir la eficiencia de estos programas, tales áreas pueden optimizar hasta un 75% de su trabajo, mejorando el tiempo de la toma de decisiones, al tener la oportunidad de suprimir diversas actividades pesadas, repetitivas y rutinarias.
A este momento de la historia tecnológica, se puede afirmar que las ventajas de contar con un software de contabilidad son enormes, pues además de facilitar el trabajo, disminuye o elimina por completo el error humano, evitando retrasos innecesarios, multas y sanciones.
Si aún no estás convencido de instalar programa de contabilidad en tu organización, con este artículo intentaremos hacerte entender porqué deberías prontamente cambiar de parecer.
Ventajas de contar con un software de contabilidad
Lo primero que debemos saber es que un programa de contabilidad es un sistema informático especialmente diseñado para automatizar una gran cantidad de funciones contables y financieras, gracias a las herramientas de información que fueron integradas por su desarrollador. Cabe mencionar, que las funciones de estos software y posibilidades que ofrecen varían mucho entre las versiones, sin embargo, podemos destacar algunas de las más comunes:
- Registro y almacenamiento de operaciones
- Reporte de operaciones contables (libros contables, balances, estados de resultados, etc.)
- Movimientos de una empresa
- Cargar masivamente compras, ventas y comprobantes
- Realizar cálculos automáticos
- Entre otros.
La idea fundamental de este tipo de software es disminuir tareas repetitivas y rutinarias a los contadores, dejando sólo las actividades técnicas, análisis de datos y de toma de decisiones. Además, todo el trabajo resultará más sencillo y seguro, optimizando los procesos y otorgando eficiencia a los departamentos contables de cualquier organización.
Todo esto se evidencia en un incremento en la productividad de profesionales, así como en la disminución considerable de los errores humanos al registrar datos, que a la postre causaban molestias o complicaciones a las organizaciones.
Sin más dilación, las principales ventajas de contar con un software de contabilidad:
1. Jornadas laborales más eficientes
Todos sabemos que las obligaciones contables y fiscales son imperativas para mantener el negocio dentro de la legalidad. Para llevar a cabo una buena gestión, se debe tener un registro preciso de todas las transacciones financieras de la organización y la emisión de facturas para los clientes.
Cargar y registrar todos estos datos de manera precisa es una de las acciones más importantes y de mayor concentración. Afortunadamente, con los programas contables se agilizan notablemente el proceso, ya que además de tener plantillas predefinidas para cargar la información rápidamente, también se puede personalizar con los datos de la organización.
Por otro lado, están establecidas todas las obligaciones y requisitos para realizar facturaciones. Esto además de disminuir el tiempo invertido, es también mucho más seguro.
2. Mayor seguridad en los registros contables
Los registros contables, bien sea de compras, ventas y cualquier otro dato financiero se deben almacenar de la manera más segura posible, ya que es información que puede ser solicitada por la administración pública en cualquier momento.
Con los software de contabilidad podemos estar totalmente seguros que la información quedará almacenada en la nube, por lo que sin importar lo que pase con el dispositivo, siempre estará la información almacenada y segura de que nadie más que nosotros tendrá acceso a ellos.
3. Estarás al día con las obligaciones fiscales y contables
Este tipo de programas están diseñados para cumplir con todas las normas fiscales y de facturación establecidas por la Ley. Es así que, todos los registros y documentos emitidos a través de este, serán totalmente legales y cumplirán con las menciones obligaciones en las facturas, numeraciones, orden cronológico, etc. Además nos mantendrán atentos para estar al día con los importes de IVA.
4. Actualización y monitoreo contable en tiempo real
Otra gran ventaja de los software contables es que al almacenar la información en la nube, desde cualquier lugar y en cualquier momento la administración, contadores y la gerencia tendrá acceso a esta. Lo que permite un monitoreo en tiempo real del estado contable de la empresa, facilitando la toma de decisiones, sin necesidad de esperar la fecha de cierre para hacerlo.
5. Son fáciles de implementar
Por último, es necesario mencionar que los programas de contabilidad son muy fáciles de instalar y el tiempo de adecuación de los colaboradores es bastante bajo. Así que, ese miedo a que los colaboradores no se adapten al software es totalmente infundado, incluso algunos lo toman de muy buena manera pues contribuye con su formación y el aprendizaje de otro tipo de mecanismos para realizar mejor sus funciones.
Lo mejor de todo, es que están en pleno proceso evolutivo. Día tras día día surgen más y mejores alternativas de programas contables que podemos implementar en nuestra empresa que varían de acuerdo a las necesidades específicas de los diversos sectores comerciales.
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