La digitalización empresarial está abarcando cada día lugares más insospechados, los sistemas de gestión de flotas son un claro ejemplo. En el pasado está quedando, los problemas inherentes al mal manejo de los vehículos de una empresa: averías constantes, ineficiencia en el proceso de reparto de productos, multas a choferes, entre otros males que generalmente aquejan a este tipo de organizaciones.
Todo empresario que tiene una gran cantidad de vehículos en sus activos, sabe que es de vital importancia para la operatividad del negocio que estas se mantengan totalmente operativas. Además, es importante que tanto el uso del combustible, como el cuidado programado de los vehículos sea constantemente monitoreado. Estos pequeños detalles, pero tan complejos de seguir de manera manual, pueden marcar una gran diferencia en el presupuesto y en el rendimiento en general de una organización.
Afortunadamente, la tecnología y las nuevas telecomunicaciones han hecho posible la creación de sistemas que permitan llevar un control total de todos los vehículos de manera remota y precisa. Con todo esto, no solo se podrá monitorizar las operaciones de forma totalmente eficiente, sino también se incrementará notablemente la seguridad tanto de los coches como de los choferes a cargo. Entra en eccocar para más información.
En este artículo, queremos mostrarte una tecnología telemática que promete ser la solución a muchos problemas empresariales. Y para ello, hemos preparado un listado con los mejores beneficios de los sistemas de gestión de flotas empresariales.
¿Qué son los sistemas de gestión de flotas?
Para entrar en materia, primero debemos tener en cuenta que la gestión de flotas es la acción de administrar y controlar un grupo de vehículos comerciales, tales como: coches, furgonetas, camiones y camionetas. En algunos casos, también se incluye el control de los bienes y materiales transportados, así como también, maquinaria pesada como grúas y remolques.
La idea fundamental de la gestión de flotas, es llevar un control eficiente y seguro de todos los activos de la empresa. Sin embargo, anteriormente todo esto se hacía totalmente de manera manual, por lo que era complicado realizar una inspección detallada y objetiva de todos los activos.
Afortunadamente, las nuevas tecnologías informáticas permiten un incremento muy notorio en la eficiencia y en la productividad. Es así que, los nuevos sistemas de gestión de flotas permiten un mejor seguimiento de vehículos en tiempo real. A través de estos, se puede desde rastrear la ubicación exacta, conocer el comportamiento y funcionamiento mecánico, así como cualquier situación que pueda suponer un peligro, tanto para el chofer, como para el vehículo y mercancía.
Este tipo de sistemas se aplica para toda clase de vehículos; desde los más básicos como son los coches de uso común, como los taxis, el servicio de carsharing, hasta los vehículos de carga pesada como remolques, niveladoras y otros.
La idea principal de este tipo de herramientas, es incrementar la eficiencia, mejorar la operatividad y aumentar la productividad en general de la empresa, así mismo, mejorar la seguridad de los bienes empresariales.
¿Cómo funcionan los sistemas de gestión de flotas?
El eje central de los sistemas de gestión de flotas son los GPS (Sistema de Posicionamiento Global), instalados en cada uno de los vehículos, además estos funcionan mediante (servicio general de paquetes vía radio), satélite, radio, e incluso los tres. Sin embargo, todo el monitoreo y control se hará a través de un software informático, el cual por normal general se usa a través de un servicio web e incluso desde una app.
De acuerdo al tipo de comunicación que tenga el sistema, la transmisión será más rápida, efectiva y precisa, siendo la opción de satélite la de mayor rendimiento, pero la más costosa, y la señal de datos móviles es la más débil, pero la más económica.
A continuación, conoceremos en detalle cada una de las funciones que se pueden realizar a través de estos sistemas.
- Seguimiento y control del vehículo: a través de un sistema de gestión de flotas, permite realizar un seguimiento preciso de la posición de cada vehículo de la flota. Además, en caso de averías o accidentes, se puede enviar ayuda, realizar paradas de emergencia y más.
- Monitoreo del estado del vehículo: también se puede detallar el estado general del vehículo, desde el estado del tanque de combustible, temperatura, funcionamiento de los frenos, estado de la lubricación interna. Así como también, excesos de velocidad, paradas prolongadas, así como el ingreso de personas no autorizadas.
- Planificación de rutas más eficientes: otra función interesante, es que se pueden establecer localizaciones habituales donde se encuentran puntos de interés cotidiano, como por ejemplo; clientes frecuentes, distribuidores, domicilio de empleados, entre otros. Con esa información, el sistema generará rutas más eficientes para mejorar y optimizar el servicio.
- Comunicación en tiempo real con el chofer: mediante el sistema de gestión se puede tener una comunicación más eficiente, donde se les puede ofrecer instrucciones especiales, avisos, órdenes y nuevos destinos.
- Evaluar el rendimiento del conductor: es una herramienta ideal para mantener a raya a los conductores, porque se puede realizar un estudio preciso sobre el consumo de combustible, velocidad, frenadas y cualquier detalle que pudiera generar algún inconveniente al vehículo y a la empresa.
- Control de mercancía: en el caso de los transportes de mercancía, se puede también monitorear el estado de la misma, bien sea con cámaras en tiempo real, control de temperatura o de peso.
Beneficios de los sistemas de gestión de flotas
Ahora bien, indudablemente los beneficios de los sistemas de gestión de flotas son evidentes. Sin embargo, para conocerlos más en detalle, preparamos un pequeño listado con los aspectos más destacados de esta gran herramienta de gestión.
1. Reducción de costos en combustibles
El combustible es sin lugar a dudas, uno de los principales gastos en cualquier empresa que maneje vehículos. Por esa razón, una gestión eficiente de su consumo, es vital para disminuir los costos sin afectar la productividad.
A través de estos sistemas, se puede evidenciar cualquier tipo de circunstancia que esté ocasionando un consumo inadecuado; bien sea por mal uso de parte de los conductores, problemas mecánicos, fugas, rutas ineficientes entre otros elementos.
De acuerdo con expertos, una reducción de tan solo 10% del consumo de combustibles, puede devenir en un aumento del beneficio económico en un 31%, datos que son realmente interesantes.
2. Control y monitoreo en tiempo real
El sueño de todo gerente o administrador es controlar de manera eficiente cada uno de los vehículos pertenecientes a su flota. Para ello, a través del sistema GPS este objetivo se logra fácilmente, lo mejor de todo, prácticamente en tiempo real. Desde lo más simple que es conocer su ubicación, así como saber qué están haciendo, cuál ha sido la ruta tomada, las paradas, la velocidad que han alcanzado, inclusive si han permitido el acceso de personas no autorizadas a los vehículos.
Todo esto, no solo aumenta la eficiencia de las operaciones empresariales, sino que también incrementa la seguridad y la protección de los bienes de la organización.
3. Aumenta la vida útil de los vehículos
Para cualquier negocio, es imprescindible que sus activos se mantengan en la mejor condición posible por largo tiempo. Esto se ve mucho más evidenciado en las empresas con flotas de vehículos, donde una avería de una unidad puede significar pérdidas significativas, además de una lista de clientes descontentos.
Con un sistema de gestión de vehículos, se puede controlar de manera precisa el estado de cada uno a sí como un registro de averías previas, gracias a eso, se pueden planificar programas de mantenimiento preventivo, para evitar cualquier reparación de emergencia. De esa manera, evitaremos paradas inesperadas y también, le daremos unos cuantos años más de vida a cada activo.
Conociendo los beneficios de los sistemas de gestión de flotas para empresas, podemos tomar una decisión de invertir en estos softwares con los ojos cerrados. Sin embargo, antes de dar el salto, es importante asesorarse con especialistas, solo ellos podrán ayudarnos a elegir al que mejor se adapte a nuestras necesidades.
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