La digitalización en las pymes es un hecho. En la obsolescencia está, el manejo de planillas, la facturación, así como el control de ingreso y salida del personal de manera manual, ahora todo es automatizado. Cada día, más y más empresas automatizan sus procesos y procedimientos diarios, mejorando con creces la eficiencia y la productividad del negocio.
Si bien es cierto, la transformación digital ya tiene varios años pisándonos los talones, luego de las circunstancias que generó el COVID, las cosas se han apurado mucho más. Hoy en día, resulta totalmente necesario para muchas organizaciones realizar muchas de sus actividades de manera digital y automatizada, debido a la gran cantidad de restricciones sanitarias que se aplicaron para paliar la curva de contagio del virus que aterroriza aún a la sociedad.
Pero más que por obligación, la digitalización de las pymes debe ser por mera necesidad. Y es que, las mejoras en cuanto a la productividad son realmente innegables. De hecho, de acuerdo a datos de la Comisión Europea, las pequeñas y medianas empresas que han decidido automatizar sus procesos, han tenido un crecimiento de entre 15% a 22%, en comparación de las pymes que no dieron el salto.
Este tipo de transformaciones, implican desde la automatización de procesos como: control interno, inventario de productos, pagos de nóminas, etc. Así como el almacenamiento de todo tipo de datos y gestión de procesos. Sin embargo, antes de migrar a lo digital, es necesario tener en cuenta una serie de elementos para que el cambio sea positivo y no ocasione retrasos o demoras en las operaciones internas.
En este artículo, hemos preparado una pequeña guía con los pasos para afrontar la transformación digital en una pyme.
Cómo afrontar la transformación digital en una pyme
Es importante tener bien en cuenta, que la transformación digital o simplemente la digitalización de las empresas, no es más que la incorporación de las nuevas tecnologías sistematizadas e informáticas a cada uno de los procesos, productos y operaciones.
Para ello, se debe involucrar a todas las personas que generalmente están relacionadas con la la organización; desde los más cercanos que son los colaboradores, los que tienen un vínculo frecuente, que en este caso pueden ser los distribuidores o empresas aliadas, así como los clientes y potenciales clientes. La finalidad de esto es única, mejorar la eficiencia productiva en general.
Muchos expertos afirman que las empresas deben digitalizarse o simplemente desaparecer. Y la verdad, es que razón no le falta, hoy en día prácticamente todo se hace a través de Internet, principalmente el pago virtual es uno de los elementos que más ha empujado a muchos negocios a aplicar tecnologías informática.
De hecho, se estima que en algún momento la moneda física quedará totalmente para el recuerdo. Es de tener en cuenta que, incluso muchos negocios, realizan su registro o autenticación Online, a través del certificado electrónico para empresas. Por lo que, incluso las instituciones gubernamentales están dando el paso.
No obstante, para poder recibir estas nuevas tecnologías, se deben tener en cuenta una serie de elementos, que nos ayudarán a asimilar mejor el proceso. A continuación, los pasos para afrontar la transformación digital en una pyme.
1. Analiza el estado actual de la pyme
Como todo proyecto de cambio, es necesario antes realizar un estudio interno sobre la actualidad del negocio. Para saber a donde vamos, es necesario saber donde estamos. En dicho estudio, se debe conocer de forma precisa todas las actividades, operaciones y procedimientos que se realizan en la empresa para poder producir.
Una vez tengamos toda esa información detallada, podemos tener una idea más clara que cuales son los cambios que podemos aplicar.
2. Selecciona las plataformas digitales que deseas implementar
Ahora bien, el siguiente paso recomendado es el reconocimiento y selección de las herramientas digitales que se puedan acoplar a las necesidades de nuestro negocio. Hoy en día, hay una gran cantidad de estas, cada una con funciones y objetivos totalmente distintos. Por esa razón, es saber lo que tenemos y cómo podríamos acoplarlo a nuestro negocio.
A continuación, las herramientas que podemos implementar al momento de la digitalización de una empresa:
- Software de Recursos Humanos: quizás es lo más útiles para la mayoría de las empresas, sin importar el sector de la misma. En ellas se pueden realizar una gran cantidad de operaciones del departamento de rrhh, ente ellas el manejo de nóminas, control de horario y de vacaciones, así como muchas otras.
- Gestor de documentos: este tipo de plataformas es cada vez más usada de manera corporativa para la gestión de documentos en línea, bien sea para compartir reporte de ventas, informes especiales, así como estadísticas varias. Lo mejor de todo, es que muchas empresas usan estas herramientas por inercia y no saben, que es un paso a la transformación digital.
- Sistemas de comunicación instantánea: la mensajería instantánea es sin duda, una herramienta básica para cualquier negocio. Ella permite mantener una comunicación inmediata entre empresa y cliente, así como entre los diferentes involucrados en el negocio. De este tipo, hay muchas, quizás las más conocidas sean WhatsApp y Telegram, así como los servicios de mensajería de Facebook e Instragram. No obstante, también hay algunas muchas más profesionales que cumplen exactamente el mismo cometido, pero sin ser tan invasivas como las últimas.
- Redes sociales: en repetidas ocasiones hemos hablado de la necesidad que tiene hoy las empresas de tener presencia en las distintas plataformas sociales. Y no solo basta con tener una cuenta en Facebook, Instagram o en LinkedIn, sino hacer que estas sean un medio de comunicación más entre empresa y los potenciales clientes, esto ayudará a formar una marca e identidad en Internet mucho más sólida.
- Sitio web: es sin duda la ventana que muestra los productos y servicios de una pyme al mundo, por lo que es fundamental para cualquier empresa que desee la transformación digital, tener un portal web optimizado y funcional.
3. Capacitación constante a los colaboradores
Una vez hayamos seleccionado las herramientas ideales para nuestro negocio, será entonces necesario capacitar y enseñar a nuestros colaboradores a usarlas y que puedan aprovechar todo su potencial. Resulta totalmente contraproducente, establecer un software de rrhh si no hay personal capacitado para usarlo, así que sería imprescindible no crear planes de capacitación continuada.
4. Mejorar la experiencia del cliente
Una de las razones principales para ejecutar planes de transformación digital en una pyme es para mejorar de forma exponencial la experiencia del cliente con la empresa. Hoy en día, las exigencias de calidad de servicio son cada vez mayores, por esa razón, es necesario que los cambios que se implementen sean para beneficiar tanto al funcionamiento interno, como para deleitar y satisfacer las necesidades de los clientes.
El primer punto que debemos cuidar es la atención y los canales de comunicación. La empresa debe proponer al cliente una gran cantidad de opciones, al momento de comunicarse. Siendo este un excelente mecanismo para optimizar la atención y lograr mejor satisfacción. En segundo orden, que los mecanismos de para acceder a los servicios y productos estén correctamente optimizados, de fácil y universal acceso.
El último punto que debemos cuidar es el tiempo de repuesta. Es imperdonable para una empresa que ofrezca alternativas de ventas de productos o servicios por un sitio web, tarde días en responder una solicitud de un cliente. Además de parecer poco profesional, es simplemente poco productivo.
5. Contratar nueva generación de colaboradores
Es indudable que las nuevas generaciones nacieron con un ordenador y un smartphone en la mano, por lo que los nuevos perfiles profesionales están totalmente arraigados al mundo digital. De esa manera, el proceso de transformación digital será mucho más fácil de asumir.
Obviamente, no solo se trata de contratar a cualquiera, para ello se debe estudiar los diferentes perfiles profesionales que la empresa necesita y saber cómo aprovechar las competencias de las nuevas generaciones, en el pro de desarrollo de la organización.
Estos son tan solo algunos de los pasos que podemos seguir para afrontar la transformación digital. De igual manera, ante estos casos, siempre será mejor asesorarnos con especialistas en los procesos de digitalización, así estaremos totalmente seguros que el paso que estamos a punto de dar, será beneficioso para nuestra empresa.
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