Los ordenadores así como el Internet, hoy en día son el recurso más importante que tiene la humanidad. A través de esta combinación, podemos realizar todo tipo de tareas; desde complejas operaciones industriales manejadas con recursos de inteligencia artificial, hasta un sistema para la toma de decisiones empresariales se pueden realizar gracias a un ordenador. En este sentido, el sistema de planificación de recursos empresariales es una de las tantas maravillosas herramientas que actualmente tenemos a disposición para mejorar la productividad empresarial. Es este sentido, hemos preparado este artículo con el objetivo de brindarte las mejores razones para implementar un sistema ERP en una pyme.
Es evidente que, es un reto para muchos saber cómo organizar los recursos y saber aprovecharlos eficientemente, con el fin de mejorar la productividad y hacer crecer el negocio. No importa si se trata de una gran empresa o un pequeño emprendimiento, siempre es necesario tener como prioridad la organización y la administración de recursos, solo que, una cosa es decirlo y otra hacerlo de forma correcta.
Qué pensarías si te dijéramos que mediante un “simple” software puedes tener un control más eficiente de los recursos que tiene tu empresa y a su vez, podrás administrarlos de una forma más organizada. En primera instancia, es posible que te parezca algo imposible de lograr, pero descuida no estamos exagerando, si no estamos hablando de los sistemas ERP. Aprendamos un poco más sobre este sistema.
¿Qué es y para qué sirve un sistema de planificación de recursos empresariales?
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemas de planificación de recursos empresariales, son herramientas que permiten optimizar las operaciones y procedimientos de la empresa. Estas herramientas, lo que hacen es ayudar a gestionar la producción, los elementos de logística, la distribución de insumos, el proceso de facturación y contabilidad, gracias al poder de la informática o tecnologías como la machine learning y la inteligencia artificial.
Mediante un ERP, la empresa puede optimizar el tiempo en muchas de sus funciones básicas gracias a la automatización de procedimientos y tareas. Por otro lado, mediante un solo sistema se pueden llevar a cabo todas las actividades centrales de la organización, tales como; finanzas, manejo de recursos humanos, aparato productivo, distribución y logística, entre otros servicios inherentes al sector de la empresa.
Para resumir, podemos detallar las principales funciones que puedes realizar a través de un sistema de planificación de recursos empresariales:
- Mejorar el acceso a la información empresarial
- Incrementar la eficiencia de los procesos de la empresa
- Ahorrar tiempo en actividades innecesarias
- Mejorar la comunicación entre todos los departamentos de una organización
Para lograr una gestión global con ERP, este debe estar compuesto por diferentes herramientas interconectadas entre sí, compartiendo una única base de datos general. Cada una de las herramientas o módulos, está especialmente diseñada para satisfacer las necesidades de un área específica del negocio. No obstante, no son software para nada básicos, de hecho son realmente complejos.
A continuación, los módulos más comunes integrados en un sistema de gestión de planificación de recursos empresariales.
- Recursos humanos
- Finanzas
- Ventas
- Logística
- Productividad industrial
Razones para implementar un sistema ERP en una pyme
Si bien es cierto, implementar un ERP en una empresa no siempre es fácil, su plena puesta en práctica puede acarrear meses de trabajo y adiestramiento. Por otro lado, el costo de instalación muchas veces excede las capacidades de una pyme, o al menos eso creen.
No obstante, una vez puesto en marcha, todo el tiempo invertido, así como la inversión montearía será retribuida en el mediano a largo plazo, mejorando con creces la productividad y los ingresos de la organización.
1. Mejora el proceso de toma de decisiones
Gracias a la capacidad de concentrar toda la información en una sola base de datos y la facilidad que tienen cada uno de los integrantes de la organización de acceder a la información, será mucho más fácil la toma de decisiones sobre la empresa.
Al tener la información necesaria para evaluar y valorar todas las opciones disponibles, un gerente podrá decidir de forma más precisa y en menor tiempo. Por otro lado, un ERP puede considerarse como el mejor software de contabilidad, debido a que permite anticiparse a los acontecimientos, logrando así establecer estrategias para afrontar cada caso de la mejor manera. Además, permite cerrar los libros contables sin errores, ya que, el “error humano” no se encontrará presente, conjuntamente generará informes de forma automática, para evaluar el rendimiento financiero de cada uno de los departamentos de la organización.
2. Se adapta a todo tipo de empresas y negocios
Otra de las principales razones para implementar un sistema ERP en una pyme, es que se puede adaptar a cualquier tipo de negocio, sin importar el tamaño, ni mucho menos el sector de la misma. Actualmente, existen una gran cantidad de sistemas ERP para todo tipo de empresa, incluso para ayudar a pymes a crecer de manera sostenible y eficiente.
Uno de los tipos de sistemas ERP más idóneos para las pymes son los basados en la nube, ya que, estos no requieren de una infraestructura especial para funcionar, por lo que no necesitará una inversión tan elevada para su implementación.
3. Aumenta la productividad empresarial
Al contar con un sistema capaz de gestionar de forma eficiente elementos tan importantes como la contabilidad, los RR.HH, fabricación, ventas y distribución. Al mejorar la forma de gestionar estos elementos, los ciclos productivos serán mucho más cortos.
Como veníamos comentando, los sistemas de planificación de recursos empresariales unifican todas las operaciones en un solo elemento, la cual automatiza y sincroniza todas las actividades de la empresa, logrando un mejor rendimiento. Es bueno comentar que, estos sistemas evitan registros duplicados, datos perdidos, ya que, sus módulos trabajan en unísono.
4. Optimiza la atención al cliente, consiguiendo una mejor fidelización
Una excelente manera de mejorar la experiencia del cliente es implementar un sistema ERP, debido que podrás integrar todas las operaciones de la empresa en un solo sistema, lo que permite tramitar cualquier requerimiento de los usuarios, de forma rápida y precisa.
Por otro lado, estos sistemas pueden tener módulos de marketing, capaces de recopilar información clave de los usuarios, lo que nos permite crear estrategias para la adquisición de nuevos potenciales clientes o sí bien, mecanismos para enamorar y fidelizar a los clientes.
5. No es un gasto, sino una inversión
Comentamos que, implementar una sistema ERP puede resultar costoso y en algunos casos engorroso, sin embargo, los beneficios a futuro son realmente considerables; primero, desde el punto de vista operativo y de ahorro de recursos, al integrar todas las actividades, podremos disminuir o eliminar una serie de trabajos que quitan bastante tiempo. Así como también, mejorar los canales de logística, las pérdidas en insumos o las fallas en el inventario serán prácticamente nulos.
En segundo lugar, mejorará también las líneas productivas, acortando muchos procesos, y generando más ganancias, por lo que la inversión de la implantación del sistema se verá retribuida no solo en rendimiento operativo, sino también productivo.
Hasta ahora hemos visto sobradas razones para implementar un sistema ERP, sin embargo, te invitamos más bien a que te asesores con un experto en estos sistemas, de esta manera sabrás cómo podrías implementarlo en tu negocio y cómo te beneficiará.
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