Las mejores razones para implementar un software contable en tu negocio

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Con un software de gestión contable empresarial, todo resultará mucho más sencillo, automatizado y seguro.

En repetidas ocasiones hemos comentado que, el ordenador y el Internet se han convertido en el recurso más importante para la humanidad. A través de él, encontramos tanto soluciones operativas, un sistema eficiente para distribución de productos y venta de servicios. También, el punto clave para la formación profesional de millones de personas en el mundo, así como para el ocio de muchos más. El hecho es que, ahora todo se hace a través de estos elementos, con avanzados software automatizados como el caso de Yooz, que permite la gestión y administración de recursos, cuentas por pagar, entre otras funciones mejorando con creces el rendimiento en muchas actividades que anteriormente eran realmente laboriosas. Sin embargo, todavía existen muchas pymes le tienen miedo a usar un sistema de contabilidad automatizada. Para ellos, hemos preparado este artículo, para explicarte las mejores razones para implementar un software contable.

Desde hace unos cuantos años atrás, era totalmente evidente que tarde o temprano se iba a presentar una transformación digital, tanto para las grandes empresas, como para las más pequeñas, incluso para los autónomos. No obstante, la pandemia por COVID-19 aceleró e incluso obligó a millones de negocios a migrar a lo digital.

Es evidente que, para mitigar los efectos de la crisis sanitaria que vivimos, la única solución era reinventarse y adaptarse. Afortunadamente, la tecnología y los avances en materia de comunicaciones, nos permitieron aplicar una gran cantidad de medidas para sobrellevar esta pesadumbre social y económica generada por el nuevo coronavirus. La aplicación de herramientas digitales, tales como los software de gestión contable o administrativos, permitieron que muchos, a través de procedimientos más eficientes y productivos, sacaran cara pese a todas las limitaciones.

¿Qué es un software contable?

Cuando hablamos de un software contable, nos referimos a un sistema informático, dotado con un conjunto de herramientas de información, tanto contable como financiera, interrelacionadas entre sí. Gracias a esto, se pueden automatizar una gran cantidad de funciones, tales como la entrada de datos y reporte de operaciones y movimientos de una empresa. No obstante, las capacidades de estos sistemas, así como sus funciones variarán en función al tipo de software elegido.

El hecho es que, gracias a estos softwares de contabilidad, las tareas técnicas de los contadores quedan totalmente disminuidas, mejorando con creces la productividad de estos profesionales, permitiéndoles dedicarse exclusivamente al análisis de los datos y ofrecer recomendaciones y asesorías a la gerencia. Por otro lado, estos sistemas también ayudan a eliminar por completo el error humano al momento del registro de datos, cosas que muchas veces causan problemas graves para cualquier organización.

Con un software de gestión contable empresarial, todo resultará mucho más sencillo, automatizado y seguro. De acuerdo a estudios, en España se ha incrementado notablemente la transformación digital producto de la pandemia, por lo que ahora, los procesos son mucho más seguros, con mucho más control y eficiencia en departamentos vitales para cualquier organización.

¿Para qué sirve un software contable?

Como comentábamos, la idea principal de un software contable es registrar y procesar todas las transacciones contables que se registren en una empresa u organización de forma totalmente automática.

Los principales registros que se ingresan en un sistema contable automatizado son; compras, ventas, cuentas por cobrar y por pagar, control de inventarios, balances, nóminas y muchas otras. Gracias a esta información estos software especializados, pueden realizar cálculos precisos sobre pólizas contables, así como los ingresos o egresos, mejorando enormemente la operatividad de la organización.

No obstante, estos sistemas de gestión empresarial pueden ser mucho más complejos y con herramientas mucho más especializadas. Todo esto, dependerá del desarrollador, el tipo de software que esté buscando la compañía y las posibilidades de personalización del mismo. Sin embargo, hemos preparado un pequeño listado, con las funciones básicas de todo buen software de contabilidad:

  • Facturación: se trata de uno de los elementos más importantes para cualquier negocio, de esto depende el movimiento económico efectivo. A través de un software de gestión contable, podrás llevar un control permanente de quienes deben y cuánto, así como todos los detalles de la transacción. Por otro lado, permite la configuración de facturaciones automática y notificaciones de recordatorios de pago.
  • Cuentas por pagar: es otro elemento imprescindible dentro de cualquier contabilidad. Con esta herramienta, se puede llevar un control exacto de los gastos, desde lo ya pagado hasta las cuentas por pagar.
  • Tramitaciones bancarios: muchos de estos sistemas poseen una conexión directa a nuestras cuentas bancarias, para procesar pagos de forma automática e importar estados de cuenta en tiempo real
  • Reportes y balances contables: como sabemos, un buen contador debe analizar de forma frecuente los números de la empresa que representa. Es así que, un buen sistema contable automatizado, debe brindar reportes financieros exactos, que le permitirán a los contadores realizar sus estudios y proponer soluciones o aportar ideas en la toma de decisiones. 

Ahora bien, conociendo el funcionamiento de estos sistemas, vamos a explicarte porqué deberías implementar uno en tu negocio.

Razones para implementar un software contable para tu negocio

software de contabilidad
Aunque estos sistemas no reemplazarán la figura del contador o del auxiliar, servirán como complemento para que su trabajo sea más eficiente y preciso. 

Resulta evidente que, la tecnología está desarrollada para hacerle la vida más fácil a la humanidad. En este sentido, los software de gestión empresarial buscan unificar y automatizar, todas las operaciones financieras, contables y comerciales de la empresa, con el fin de aumentar la productividad y, con todo esto, encaminar al negocio hacia el éxito. 

No obstante, antes de decantarnos por un software contable en específico, necesitamos realizar un análisis previo a los diferentes sistemas disponibles en el mercado. Si es posible, asesorarnos con un especialista, para solo elegir el que podamos sacarle el mayor provecho y disfrutar sus beneficios a corto plazo. 

Así que, la elección de un sistema de gestión contable automatizada debe ser muy precisa, ya que, esta elección es de vital importancia para poder disfrutar de las enormes ventajas que estas ofrecen. Adicionalmente, debemos tener bien presentes que, estos sistemas no reemplazarán la figura del contador o del auxiliar, sino que será un complemento que hará que su trabajo sea mucho eficiente y preciso. 

Sin más antelación, les presentamos las razones para implementar un software contable.

1- Las operaciones estarán mucho más simplificadas 

Una de las grandes ventajas de los software de gestión contable es que permite integrar tanto la información contable, la financiera, operativa, así como la del área de recursos humanos. De esta manera, se pueden realizar gestiones y auditorías conjuntas, sin largas esperas o procedimientos complejos. 

Todo esto, le brinda una gran ventaja tanto a los contadores, como para los administradores y gerentes, al momento de realizar auditorías o de analizar los datos para la toma de decisiones. Ya que, obtendrán datos totalmente precisos, en tiempo real, bien sea directamente en el sistema o a través de un correo electrónico, sobre la contabilidad y las finanzas, permitiendo generar estrategias más efectivas que ayudarán a la empresa a surgir.

2- Mejor inversión de tiempo

Para todos los que trabajan en el departamento de contabilidad y finanzas, saben que hay una gran cantidad de actividades que demandan muchísimo tiempo, además requieren de una concentración tremenda para no cometer errores al momento de registrar datos. En ese sentido, un software de contabilidad nos permitirá realizar tareas tan tediosas como lo es el cálculo de nómina, verificación de impuestos, así como otras actividades, de manera totalmente automática.

Esto sin duda, es una de las principales razones para implementar un software de contable, debido a que, evita el ingreso individual de cada uno de los datos sobre los trabajadores (horas extras, bonificaciones, ausencias, etc.), así como también, de las compras, las ventas y otros temas tributarios que correspondan en la Declaración Anual de Renta. 

Lo mejor de todo es que, esta información está totalmente segura, almacenada en servidores en la nube de alta seguridad, lo que previene cualquier pérdida de información importante.

3. Datos siempre disponibles y en tiempo real

Otro de los aspectos que nos demuestran que aplicar un software contable para una empresa es la mejor solución es que, la información siempre estará disponible y actualizada en tiempo real. Bien sea, datos de facturación compras, pagos, movimientos de tesorería, etc. siempre estará a la disposición de cualquier colaborador de la organización. Esto sin duda, optimiza las gestiones tanto operativas, como administrativas de la empresa, permitiendo también un mejor control de todos los activos y pasivos. 

Por otro lado, todo esto permite también que se disminuya considerablemente los errores en registros, duplicaciones o cualquier problema que generalmente ocurren, cuando todo esto se hace de manera tradicional.

La verdad es que, estos sistema ofrecen un sin fin de posibilidades tanto a los empresarios como a los autónomos; desde seguridad, fiabilidad y efectividad, hasta ahorro en tiempo y dinero. Esperemos que con nuestro artículo de las mejores razones para implementar un software contable, tomes la decisión y lleves a tu pyme hacia la transformación digital.

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